Soft rețetar pentru restaurante VilicoRest: cum funcționează

Soft rețetar restaurante VilicoRest
Timp de lectură: 8 minute

Rețetele pentru restaurant sunt concepute pentru a fi urmate cu precizie. Dincolo de gramaje și mod de preparare, acestea formează un sistem organizat care, pe de o parte, garantează clienților o experiență culinară consistentă la fiecare comandă, iar pe de altă parte îți permite să anticipezi profiturile, ușurând în același timp procesul evidenței contabile. 

Soft-urile pentru restaurante încorporează de obicei un astfel de sistem de gestionare a rețetelor, cunoscut sub denumirea standard de rețetar. Rețetarul permite gestionarea rețetelor, calcularea costurilor de producție, monitorizarea stocurilor de ingrediente și produse, asigurarea consistenței în pregătirea mâncărurilor și oferă date precise pentru contabilitate.

Cum funcționează rețetarul în soft-urile pentru restaurante?

Rețetarul este o funcție distinctă în cadrul soft-urilor pentru restaurant care permite crearea rețetelor pentru fiecare preparat, incluzând ingrediente, gramaj, date nutriționale și prețuri. Altfel spus, o bibliotecă digitală cu rețetele folosite în meniu, calcul automat al costurilor și al adaosului, plus, opțional, datele nutriționale.

Folosirea rețetarului asigură standardizarea rețetelor din meniu, permite calcularea costurilor și a marjei de profit în concordanță cu fluctuațiile de preț ale furnizorilor, și formează baza pentru un inventar eficient și corect al stocurilor, furnizând totodată date precise pentru partea contabilă.

Modul de lucru cu soft-urile pentru rețetar este, în linii mari, după cum urmează. Procesul începe cu introducerea ingredientelor, unul câte unul. Acest pas se realizează prin completarea detaliilor specifice pentru fiecare ingredient în parte – în general denumirea, unitatea de măsură, gestiunea de care aparține (dacă este cazul), informațiile nutriționale (acestea facilitează ulterior calculul declarației nutriționale, dacă soft-ul dispune de o astfel de funcționalitate), și valoarea TVA. Costurile de achiziție ale ingredientelor sunt extrase automat din notele de recepție (NIR-uri).

Această etapă reprezintă partea cea mai laborioasă, până când toate produsele sunt puse la punct, după care lucrurile decurg mult mai repede. Introducerea ingredientelor în soft este utilă nu doar pentru crearea rețetarului, ci și pentru monitorizarea stocurilor și generarea inventarului. Astfel, introducerea datelor despre materiile prime îți va permite nu doar să lucrezi pe bază de rețetar, ci și să să monitorizezi cu atenție costurile și eficiența operațiunilor. 

După ce ingredientele sunt introduse, procesul devine mult mai simplu. Mai este nevoie doar de compunerea efectivă a rețetelor. Aceasta se face prin selectarea ingredientelor specifice unei rețete și includerea lor în rețetă, cu specificarea cantităților. Practic construiești rețetele, fiecare ingredient fiind atribuit corespunzător. Opțional poți adăuga și specificații privind modul de preparare sau prezentare.

Cu sau fără soft rețetar?

Prevederile legale pentru industria alimentară se modifică în timp, însă deocamdata în România nu există obligativitate legală privind utilizarea rețetarelor în unitățile de alimentație publică. Utilizarea unui sistem soft de rețetar depinde practicile interne ale fiecărui restaurant. Foarte multe unități utilizează rețetare. Însă cu toate beneficiile pe care le aduce un soft rețetar pentru eficiența operațională, unitățile mai mici pot să nu utilizeze un astfel de sistem din varii motive, inclusiv costuri sau resurse limitate. Utilizarea unui retetar este o bună practică, dar nu este obligatorie prin lege.

Absența unui sistem rețetar afectează și gestionarea stocurilor. În astfel de cazuri, contabilitatea restaurantului se bazează doar pe facturile de intrare de la furnizori, rapoartele Z din casa fiscală și rapoartele de vânzări din softul de gestiune al restaurantului.

Aceasta abordare manuală implică o lipsă de transparență în ceea ce privește fluxul de produse, iar gestionarea stocurilor este expusă riscului de erori umane. În schimb, restaurantele care funcționează pe bază de soft retetar beneficiază de o monitorizare precisă a stocurilor.

Beneficii generale ale utilizării unui soft rețetar

Implementarea funcției de rețetar în softul de restaurant aduce o serie de beneficii care depășesc simpla eficiență operațională. De la controlul precis al costurilor la gestionarea stocurilor, această funcție devine un partener de nădejde pentru orice unitate de alimentație publică care urmărește să obțină durabilitate pe termen lung.

Iată câteva dintre beneficiile generale pe care le aduce implementarea unui rețetar:

Controlul costurilor

Funcția de retetar permite administratorilor de restaurante să cunoască cu precizie costurile de producție ale fiecărui preparat, având în vedere cantitatea exactă de ingrediente utilizate. 

Gestionarea stocurilor

Prin monitorizarea continuă a ingredientelor utilizate în rețete, funcția de rețetar asigură o gestionare mai eficientă a stocurilor. Restaurantele pot anticipa necesarul de aprovizionare, evitând astfel situațiile în care anumite ingrediente lipsesc sau expiră.

Standardizarea calității preparatelor

Cu ajutorul rețetelor digitale, restaurantele pot standardiza procesul de preparare, asigurând astfel consistența calității preparatelor. Fiecare bucătar poate urma exact aceleași rețete, indiferent de nivelul său de experiență, ceea ce contribuie la menținerea unui standard uniform al calității culinare.

Personalizarea porțiilor

Softurile de rețetar permit personalizarea dimensiunilor porțiilor în funcție de preferințe sau de cerințele evenimentelor speciale. Această flexibilitate ajută la minimizarea risipei de ingrediente.

Date clare pentru contabilitate

Datele generate de funcția de rețetar sunt centralizate și accesibile într-un singur loc, facilitând accesul contabililor la informațiile necesare. Acest aspect elimină necesitatea de a colecta și compila manual datele din mai multe surse, economisind timp și reducând riscul de erori umane.

Cum se compune un rețetar în VilicoRest?

Înainte de a explora procesul de creare a unui rețetar în VilicoRest, este impotant să înțelegi care va fi nivelul de configurare al programului atunci când îl vei primi. Setările inițiale, precum configurarea bazei de date, interconectarea cu casa fiscală și restul perifericelor, precum și introducerea datelor firmei, setarea gestiunilor, definirea meniului, prețurile de vânzare pentru fiecare preparat și TVA-ul, toate aceste sarcini sunt gestionate de echipa noastră atunci când instalăm programul la punctul de lucru.

Datele introduse pot fi actualizate oricând, conform cu oferta la zi a restaurantului. Astfel poți introduce meniuri speciale, pentru evenimente sau ocazii deosebite, pe care să le arhivezi sau elimini cand nu mai sunt de actualitate.

După procesul de instalare și configurare vei beneficia de un instructaj detaliat. Această etapă include rezolvarea eventualelor situații specifice sau ajustări conform modului tău specific de operare în cadrul unității.

Practic vei primi programul configurat și gata de utilizare.

Acces securizat

În VilicoRest accesul la funcționalitatea de rețetare este sub controlul tău. Ai posibilitatea de a decide cine poate accesa această funcționalitate, prin alocarea de drepturi de administrare unuia sau mai multor utilizatori ai softului de restaurant. Poți crea noi utilizatori cu drepturi de administrare exclusiv pentru funcția de rețetare sau poți atribui aceste drepturi oricăror utilizatorilor deja existenți în program.

Pasul 1: Introducerea ingredientelor

Punctul de pornire al configurării rețetelor în VilicoRest îl constituie introducerea atentă a ingredientelor în sistem, o etapă de bază care solicită cel mai mare efort în comparație cu restul procesului de configurare. Odată ce datele sunt înregistrate corect, sistemul funcționează de la sine: gestionează automat scăderile din stoc la fiecare vânzare, actualizează în timp real evidența stocurilor, inventarul și generează rapoarte utile.

Este important ca datele să fie introduse corect, într-un mod standardizat. Va fi nevoie de disponibilitatea cuiva din cadrul echipei tale pentru a introduce datele despre materiile prime, având la dispoziție sprijinul echipei noastre de suport.

De obicei clienții noștri introduc singuri în sistem datele despre ingrediente. În cazul în care acestea sunt disponibile în format electronic, ne putem ocupa de introducerea automată a acestora în program, în mod gratuit.

Clienții care preferă să externalizeze această sarcină, pot beneficia de serviciul nostru opțional de introducere manuală a ingredientelor, la un cost minim. În această variantă, preluăm datele din orice format, fie electronic, fie tipărit, inclusiv de pe facturile primite de la furnizori.

Introducerea ingredientelor: pas cu pas

Procesul de introducere a ingredientelor în VilicoRest este simplu și flexibil, asigurând un control complet asupra informațiilor de bază. Elementele obligatorii pentru fiecare ingredient includ Denumirea, Tipul produsului, Unitatea de Măsură și TVA-ul aferent.

Opțional se pot adăuga și informații precum: Cod articol, Descriere, Date nutriționale.

Introducerea datelor nutriționale oferă avantajul calculului automat, prin medie ponderată, al valorii nutriționale a preparatelor conform rețetarului. Datele din calculul nutrițional rezultat pot fi utilizate în format electronic sau tipărite.

Declarația nutrițională realizată de program este în conformitate cu reglementările în vigoare. 

Unele unități de alimentație publică produc intern, în cadrul unității, anumite ingrediente, care sunt ulterior integrate în preparatele culinare. Astfel de ingrediente pot fi, de exemplu, la sos de roșii, murături, dulcețuri, și altele.

Acest tip special de ingrediente pot fi integrate în rețetar urmând aceeași pași ca în cazul materiilor prime achiziționate. Programul poate genera declarație nutrițională inclusiv pentru acestea.

Datele ingredientelor pot fi modificate sau șterse în orice moment, oferindu-ți flexibilitate totală în gestionarea informațiilor din rețetar.

Pasul 2: Compunerea rețetelor

Interfața pentru compunerea rețetelor în VilicoRest este construită intuitiv, afișând simultan în două câmpuri paralele lista de ingrediente și rețeta în curs de creare.

Procesul de compunere a rețetelor este simplu: selectezi din lista de ingrediente pe cele corespunzătoare rețetei și le adaugi în câmpul dedicat rețetei. 

Practic selectezi un ingredient, îî stabilești cantitatea (exprimată în buc, g/kg, ml/l), și indici numărul de porții pentru care se aplică respectiva cantitate (de exemplu, pentru Ciorbe poți seta 10 porții standard) și apoi adaugi ingredientul în rețeta.

Funcția de căutare integrată îți permite să găsești rapid ingredientele dorite în lista extinsă.

Prin preluarea automată a prețurilor de intrare din NIR-uri și a prețurilor de vânzare din meniu, programul furnizează un calcul automat al costului per porție și al marginii de profit.

Orice modificări ulterioare asupra informațiilor ingredientelor, inclusiv prețuri sau cantități, se reflectă în timp real în datele rețetarului.

În plus, rețetarul, cu lista completă a tuturor rețetelor, poate fi scos la imprimantă, oferind o modalitate practică pentru echipa de bucătari să aibă la îndemână informațiile necesare pentru a pregăti preparatele în mod eficient. 

Soft rețetar VilicoRest pe scurt

Concluzie

Dacă te afli în căutarea unui soft rețetar pentru restaurant sau dorești să schimbi sistemul pe care îl folosești, cu VilicoRest ai posibilitatea să testezi programul timp de o lună de zile. Este gratuit și fără nici un fel de obligații de cumpărare la expirarea perioadei de testare.

Colegii noștri vor instala programul pe unul din calculatoarele tale, apoi, timp de o lună, poți să testezi ca să afli în ce măsură rețetarul nostru este ceea ce ai nevoie. Beneficiezi gratuit de instructaj, plus primești rapid răspunsuri la orice întrebări. 

Interesant? Scrie-ne la contact@vilicorest.ro sau sună la numărul 0771 655 228.