Software pentru comenzi cu livrare: cum te ajută VilicoGo să lucrezi eficient

Soft Comenzi cu Livrare VilicoGo
Timp de lectură: 14 minute

Ce este un soft pentru livrări la domiciliu

Soft-ul pentru livrări la domiciliu este programul care permite unităților de alimentație publică să gestioneze operațiunile aferente procesului de livrare a comenzilor. Aceste operațiuni includ printre altele acceptarea comenzilor prin diverse canale, programarea automată a comenzilor în funcție de timpul rămas până la livrare, atribuirea comenzilor către livratori, monitorizarea livrărilor și procesarea plăților. Alte aspecte ale unui software de livrări decent sunt integrarea cu programul POS, ceea ce îți permite să gestionezi totul de pe un singur ecran.

Una din lecțiile ultimei perioade este că livrările la domiciliu nu mai reprezintă doar o opțiune suplimentară pentru restaurante. Chiar și înainte de pandemie primeam întrebări despre soluții în acest sens, însă subiectul este acum și mai actual. Deloc surprinzător, deoarece achiziționarea unui program pentru gestionarea comenzilor cu livrare este o investiție care poate schimba regulile jocului pentru mulți administratori de restaurante.

Acest articol este o prezentare în detaliu a softului nostru de livrări la domiciliu, VilicoGo. Dacă te afli în căutarea unui program pentru automatizarea procesării comenzilor cu livrare, la finalul acestui articol vei avea toate informațiile necesare pentru a decide dacă VilicoGo este sau nu este ceea ce ai nevoie pentru restaurantul tău.

Dar mai întâi, să discutăm un pic despre schimbările recente în ceea ce privește soft-urile de livrare la domiciliu a preparatelor alimentare.

Soft-urile de livrări

Restaurantele care au supraviețuit închiderilor și măsurilor restrictive instituite în contextul pandemic s-au bazat pe tehnologie – preexistentă sau nouă – pentru a-și continua activitatea. În primul rând contează existența unui sistem de comenzi online care să fie ușor de utilizat. Posibilitatea de a comanda online cu livrare la domiciliu, fie prin site-ul propriu sau prin platformele de delivery, a reprezentat pentru restaurante o pivotare rapidă către o sursă critică de venituri, iar pentru clienți o modalitate convenabilă de a continua să acceseze meniuri gata preparate în condiții sanitare sigure. 

Administratorii de restaurante se folosesc acum mult mai mult de prezența online. Vizibilitatea în rezultatele oferite de motoarele de căutare și activitatea pe rețelele sociale sunt tactici care au devenit obligatorii. Acestora li se alătură și avansurile tehnologice ale sistemelor software specifice, care sunt actualizate cu funcții noi menite să susțină eficiența restaurantelor. 

Meniurile digitale prin scanare de coduri QR minimizează utilizarea meniurilor fizice și permit păstrarea distanțelor. Soft-ul de livrări cumulează toate comenzile, indiferent de canalul de vânzare prin care au sosit, și le ordonează prioritar în funcție de timpul rămas până la livrare. Notificările îți permit să informezi clienții despre starea comenzii. Iar tu, în calitate de administrator poți controla toate aspectele legate de comenzi dintr-o singură interfață. 

Dar cum determini care este cea mai ok modalitate de livrare pentru afacerea ta?

Opțiuni pentru livrarea comenzilor

Acum câțiva ani ca să comanzi mâncare la domiciliu luai telefonul și sunai la un restaurant. Mai funcționează acest sistem și în zilele noastre? Da, cu siguranță. Multe restaurante oferă încă același model tradițional de comandă – astăzi preluarea telefonică a comenzilor poate fi eventual îmbunătățită prin introducerea unui serviciu de centrală telefonică.

Dar, cu tot mai multe tehnologii care sunt aduse constant în viața noastră, modelul tradițional de preluare a comenzilor nu avea cum să rămână singura opțiune pentru a comanda mâncare atunci când nu ai chef să pleci de acasă.

Sectorul livrărilor de preparate alimentare este foarte prietenos cu tehnologia. Deși restaurantele care oferă un serviciu propriu de comenzi cu livrare la domiciliu au în continuare șanse foarte bune de a-și crește profitul prin această opțiune, mai ales dacă nu uită să investească în digitalizare, pandemia a propulsat considerabil platformele de livrare.
Aceste platforme, care intermediază practic între restaurante și clienți, au adus sectorul comenzilor cu livrare la domiciliu la un complet alt nivel. 

Platformele de livrare

Având de ales dintr-o varietate mare de oferte de la multiple localuri, cu posibilitatea de a compara prețurile, meniurile și să citească recenzii, clienții pot plasa comenzi fără să fie nevoiți să răsfoiască site-urile mai multor restaurante. Platforma centralizează toate comenzile primite și apoi le transmite mai departe fiecărui restaurant. Iar apoi comenzile sunt preluate și livrate de curierii platformei sau ai restaurantului – dacă acesta dispune de livratori proprii.

La începutul pandemiei serviciile de livrare au devenit un colac de salvare pentru majoritatea localurilor, cu atât mai mult pentru cele nou deschise, lipsite de o clientelă gata formată, dar și pentru cele care nu dispuneau de posibilitatea de a livra comenzi prin propriile forțe logistice. Restaurantele au învățat cum să gestioneze livrările primite prin intermediul platformelor terțe și au acceptat fără tragere de inimă comisioanele care le-au redus marjele de profit și așa subțiate.

Dacă devii partener al unui astfel de agregator, publicarea meniului tău în site-ul acestuia îți garantează accesul la un număr mare de clienți, care poate că altfel nici nu ar fi auzit de existența restaurantului tău. Serviciile de delivery oferă două lucruri importante: vizibilitate și infrastructură de livrare. În schimb, odată ce devii partener în platformele de delivery, te poți aștepta la comisioane și taxe ridicate.

Pentru a evita aceste comisioane, unele restaurante au început să își creeze propriile sisteme de livrare prin organizare logistică și achiziționarea de soft-uri specifice. În acest fel pot livra comenzile la ușa clientului fără să fie nevoiți să renunțe la o parte din valoarea comenzii sub formă de comision.

Livrare pe cont propriu

Să pui la punct un sistem propriu de livrări nu este ușor. Ai nevoie să stabilești o rutină operațională pentru toate etapele aferente – de la preluarea comenzilor până la livrarea acestora la ușa clientului, și de infrastructură – de la livratori și autovehicule până la software specific. Este mai complicat, dar beneficii există:

• controlul este la tine – nu depinzi de externalizarea logisticii, știi întotdeauna ce mâncare este livrată și cui
• fără comisioane – da, trebuie să suporți o serie de cheltuieli, dar în același timp nu trebuie să împarți profiturile cu platformele de livrare
• interacțiune directă cu clienții – poți afla direct de la clienți dacă ceva nu este ok sau dacă au sugestii, ceea ce te ajută să le oferi în timp o experiență mai bună

Clienții așteaptă o experiență de comandă și de livrare care să funcționeze fără sincope. Aici intervine soft-ul pentru gestionarea livrărilor la domiciliu. Un software bun poate face ca întregul procesul de management al livrărilor să fie eficient și transparent.

În funcție de alegere, acesta poate acoperi întregul proces: de la înregistrarea cumulată a comenzilor din toate canalele de vânzare și ordonarea acestora în programul POS în funcție de timpul rămas până la livrare, gestionarea livrărilor, până la plată.

Multe din companiile furnizoare de software pentru restaurante oferă prezentări online gratuite, deci nu ai nimic de pierdut. Uneori se poate solicita și un demo pentru a testa gratuit soft-ul timp de câteva săptămâni. Un sistem ideal trebuie să aibă funcțiile potrivite pentru operațiunile pe care le desfășori, să ofere o experiență de utilizare optimă și să fie integrat cu programul POS. 

Soft comenzi cu livrare VilicoGo: ce este?

Compania noastră, VilicoRest, dezvoltă software pentru restaurante încă din anul 2011. Sistemul VilicoRest are la bază programul de vânzare VilicoPOS, căruia i se pot adăuga o serie de module suplimentare:

• VilicoGest – program de gestiune completă
• VilicoGo – soft de livrări la domiciliu
• VilicoCook – aplicație pentru afișaj digital în zona de preparare a mâncării
• VilicoShop – site restaurant cu opțiune de comenzi onlineVilicoMenu – meniu digital prin scanare cod QR
• VilicoMenu – meniu digital prin scanare cod QR
• VilicoTab – aplicație pentru preluarea comenzilor pe dispozitive mobile

Soluțiile informatice sunt completate prin oferirea de echipamente hardware specifice. 

VilicoGo este componenta care automatizează gestiunea comenzilor cu livrare la domiciliu. A fost lansată în anul 2018 și îmbunătățită continuu prin efortul echipelor noastre din Cluj-Napoca și Satu Mare, precum și prin feedback-ul clienților noștri. VilicoGo este o soluție cu instalare locală, compatibilă cu sistemele de operare Windows.

Deși denumirea este de soft de livrări la domiciliu, VilicoGo acoperă nu doar partea de gestionare a livrărilor, adică de la ieșirea din restaurant până la ușa clientului. Programul acoperă și partea de gestionare de comenzilor, de la primire până la preluarea lor de către un livrator. Astfel este acoperit ciclul complet al comenzilor. Există o interfață de administrare unică, prin care se realizează gestionarea cumulată a comenzilor, indiferent de canalul de vânzare prin care au sosit. Este complet integrat cu programul de vânzare VilicoPOS și se comecializează împreună cu acesta.

Cine poate folosi soft-ul de comenzi cu livrare VilicoGo

VilicoGo preia și integrează automat în programul POS în vederea livrării la domiciliu comenzile venite prin website, telefonic sau, dacă este cazul, chiar și pe cele preluate manual în cadrul unității. Odată ce preparatele sunt pregătite pentru livrare, programul asigură și alegerea unei rute de livrare optime prin vizualizarea comenzilor pe hartă.

VilicoGo se pretează astfel pentru toate unitățile de alimentație publică care preiau comenzi cu livrare la domiciliu:

Restaurante care nu au website

Restaurantele care nu au un website se bizuie, cel mai probabil, pe telefon pentru preluarea comenzilor. Fie că folosesc doar un simplu telefon sau o centrală telefonică, comenzile telefonice pot fi integrate automat în fluxul de procesare, după cum urmează:

Comenzi telefonice prin telefon obișnuit

Știai că poți folosi un telefon mobil obișnuit pentru a prelua comenzile automat în programul de livrări? Este o opțiune care bifează la toate capitolele: practică, simplu de configurat și cu costuri minime.

Telefonul se conectează la dispozitivul pe care este instalat programul – terminal POS, laptop, sau calculator – printr-un cablu USB. La primirea unei comenzi telefonice, programul inițiază automat o fișă de client în baza numărului de telefon care apelează, care poate fi completată direct cu restul datelor de comandă. Fișa conține practic datele de contact ale clientului dar și istoricul comenzilor acestuia. Datele din fișa de client pot fi editate oricând este cazul – de exemplu dacă clientul schimbă adresa de livrare sau dorește să adauge o adresă de livrare alternativă. Eventual, se pot adăuga și observații personale despre modul în care decurge colaborarea, sau preferințele constante ale clientului: mai puțină sare, vegetarian, doar ketchup picant, lucruri de genul.

La ce ajută fișa de client?

• La comenzile ulterioare plasate de către același client programul recunoaște automat numărul de telefon și deschide fișa aferentă clientului respectiv, astfel încât operatorul are la dispoziție datele de contact și istoricul comenzilor anterioare. 
• Pentru campanii de promovare. Datele din fișele de client pot fi filtrate și exportate, ceea ce îți permite să organizezi diverse campanii de comunicare cu clienții, prin email sau SMS. Desigur că decizia de a organiza astfel de campanii este una de marketing și presupune mult mai decât simplul acces la datele clienților – de la o strategie de comunicare până la acordul prealabil al clienților conform cu GDPR – dar strict în ceea ce privește capacitatea tehnică a programului, te poți baza pe acesta pentru a dispune de datele clienților în format text. 
• Pentru livrarea comenzii. Odată ce comanda este pregătită, poți printa și înmâna livratorului datele clientului și nota de plată.

Pentru a putea fi conectat cu programul VilicoGo, telefonul de pe care se preiau comenzile trebuie să dispună de câteva opțiuni tehnice (mai exact: USB Debugging, Stay awake, 3GPP AT commands enable, File transfer USB, Disable VoLTE SIM calls).

Toate aceste opțiuni sunt deja existente în telefoanele mai noi – nu neapărat de ultimă generație, dar recente. În general telefoanele Samsung sunt compatibile în acest sens. Nu este nevoie de instalarea vreunei aplicații. Ai nevoie doar de un telefon care să includă specificațiile tehnice menționate mai sus, iar setările specifice care trebuie operate în telefon pentru a-l putea conecta la program pot fi efectuate de colegii noștri sau chiar de tine, prin ghidajul online sau telefonic al acestora. 

Comenzi prin centrală telefonică

Centrala telefonică este o opțiune care trebuie plătită separat la un furnizor specific în baza unui abonament lunar, și care îți permite să oferi apelanților o serie de lucruri în plus față de utilizarea unui telefon obișnuit: mesaj de întâmpinare, ordonarea apelurilor într-o linie de așteptare atunci când linia este ocupată, dar și conectarea mai multor numere de telefon, nu doar a unuia singur. Astfel poți alege să ai unul sau mai multe numere externe la care clienții să sune pentru plasare de comenzi. Un număr extern poate avea mai multe numere interne, legate fiecare la câte unul din terminalele POS din unitate. Acest lucru îți permite să preiei mai multe apeluri în paralel – dacă un număr sună ocupat, apelul este redirectionat automat către altul. 

Și în acest caz, la preluarea apelurilor programul de livrări creează sau deschide automat o fișă de client, așa cum am descris mai sus.

Restaurante care au deja website

Dacă ai deja un website și dorești să trimiți comenzile preluate prin acesta direct în programul de livrări, integrarea va fi făcută de echipa noastră care va conecta site-ul cu programul prin intermediul unui API. O condiție necesară pentru a putea conecta un site preexistent la programul VilicoGo este ca site-ul să fie construit în WordPress. 

În website, la plasarea comenzilor, clienții pot opta între: 

• Ridicare personală – adică să vină personal sau să trimită pe cineva să ridice comanda de la restaurant
• Livrarea imediată la domiciliu
• Livrarea preparatelor la o oră sau zi viitoare, adică precomenzi. Clientul știe în avans că duminica care vine nu o să aibă chef să gătească sau că o să aibă musafiri, și poate prin urmare să comande de joi – vineri, pentru ziua de duminică. Intervalul de timp pentru care se pot plasa precomenzile este o setare la alegerea ta – adică tu stabilești dacă accepți precomenzi cu livrare peste două luni sau maxim o săptămână. Programarea în avans a comenzilor pentru livrare ulterioară este posibilă doar pentru intervalele de timp în care restaurantul este deschis. Nimeni nu poate să comande o pizza cu livrare la ora 8 dimineața dacă restaurantul se deschide abia la ora 12.

Poate formularul existent în pagina ta web nu le oferă clienților toate aceste trei opțiuni de mai sus. VilicoGo însă poate procesa toate aceste tipuri de comenzi. Prin urmare, dacă dorești să le utilizezi dar formularul actual nu le prevede pe toate, o să fie necesar să îl ajustezi. Nu este obligatoriu desigur, dar spre exemplu în cazul precomenzilor, ar fi nevoie de doar două câmpuri suplimentare, cele prin care clienții să indice data și ora dorită pentru livrare. Restul, adică procesarea diferențiată a comenzilor în funcție de tipul lor, îl face VilicoGo.

Soft comenzi cu livrare VilicoGo: cum functionează?

VilicoGo poate fi integrat cu toate canalele prin care restaurantul primește comenzi. Aceasta înseamnă că toate comenzile, indiferent dacă provin dintr-o singură sursă sau din mai multe, sunt afișate cumulat în aceeași interfață. Această interfață unică de gestionare a comenzilor îți permite să gestionezi centralizat, dintr același loc, atât comenzile cu livrare la domiciliu, dar și pe cele preluate la mese, în cadrul unității. 

Astfel, după cum este descris detaliat mai sus, VilicoGo poate fi integrat, adică preia comenzile venite prin:

• website
• telefonic – telefon obișnuit sau centrală telefonic
• comenzile din unitate – inclusiv comenzile preluate manual în unitate și marcate pe terminalul POS
• platforma online de livrări Glovo

Care este ciclul de gestionare a comenzilor

Clientul plasează comanda și se așteaptă ca în 30-45 de minute, hai o oră maxim, mâncarea să ajungă la el. Acum e rândul programului să treacă la treabă astfel încât livrarea să poată avea loc în intervalul dorit de client.

Imediat ce o comandă este primită, începe procesul de gestionare și comanda trece pe rând prin toate etapele, până la livrare: 

1. Confirmarea sau refuzarea comenzii
2. Alocarea unui interval de timp estimativ până la livrare
3. Predarea comenzii către livrator
4. Livrare și plată

Dar, cum știe programul care comenzi trebuie pregătite primele?

Confirmarea sau refuzarea comenzii

În primul rând, primirea de comenzi noi este semnalizată sonor printr-un sunet specific care încetează odată cu confirmarea manuală a acestora de către un operator. Acesta poate:

• să vizualizeze comanda cu toate detaliile aferente
• să ii aloce un timp estimativ până la livrare
• să modifice data /ora de livrare – de ex. în cazul în care clientul solicită ulterior acest lucru
• să editeze informațiile aferente – de ex. clientul notifică ulterior că dorește să înlocuiască ketchup-ul dulce cu unul iute

Operatorul poate de asemenea să refuze o comandă și să introducă în acest caz un comentariu explicativ, pe care clientul îl primește prin SMS sau email, la alegerea ta.

Alocarea unui interval de timp estimativ până la livrare

Intervalele de timp necesare preparării, pe care operatorul le poate selecta la confirmarea comenzii, sunt: 15 min, 30 min, 45 min, 60 min, 180 min, sau În cel mai scurt timp.

După confirmare comenzile sunt comenzile sunt semnalate în program prin culori diferite, în funcție de timpul rămas până la livrare:

• verde – între 180 – 45 minute
• galben – între 45 – 15 min
• portocaliu – între 15 – 0 min
• roșu – timp de livrare depășit
• mov – comandă programată pe zilele următoare

Predarea comenzii către livrator

Odată ce comanda este gata de livrare operatorul poate tipări direct din program nota de plată și adresa clientului, pentru a le înmâna livratorului. Clientul primește în același timp un mesaj automat de confirmare. 

Livrare & plată

Programul are integrată o hartă a zonei în care restaurantul livrează. Comenzile sunt marcate vizual pe hartă, în funcție de adresa indicată pentru livrare. Acest lucru permite gruparea comenzilor pentru a eficientiza livrările. Livratorii pot prelua mai multe pachete odată pentru livrare la adrese diferite. Odată ce comanda a fost livrată, respectiva comandă dispare automat de pe hartă, sau poate fi și ștearsă manual. Plata se poate efectua cash sau cu cardul.

Lista de funcționalități 

Integrări cu componente suplimentare

Toate programele noastre se integrează perfect unul cu celălalt, construind astfel un sistem software complet și flexibil. VilicoGo este integrat automat cu programul de vânzare și marcaj VilicoPOS, ceea ce permite gestionarea centralizată a comenzilor.

Pentru restaurantele care doresc să-și eficientizeze mai mult afacerea, este disponibilă integrarea suplimentară cu aplicația VilicoCook. Această integrare permite comenzilor plasate în program să fie afișate automat în monitorul plasat în zona de preparare a mâncării și afișate personalului din bucătărie.

Studiu de caz: restauratul No Pardon

Având o tradiție de peste 20 de ani, restauratul No Pardon îmbină cu succes atmosfera pub-urilor englezești cu savoarea gastronomică a specialităților tradiționale maghiare și internaționale, reinventate și servite în stil propriu.

Restaurantul No Pardon este situat în centrul orașului Satu Mare, fiind totodată un loc preferat de publicul sătmărean pentru organizarea de evenimente. Restaurantul dispune de un număr de 120 locuri, completate în sezonul cald cu cele 160 locuri aflate în grădina de vară. 

Preparatele No Pardon pot fi servite în cadrul unității sau pot fi comandate prin intermediul unui serviciu de livrare susținut de propria flotă de livratori.

Comenzile cu livrare la domiciliu sunt preluate fie online, prin intermediul site-ului delivery.nopardon.ro, fie prin intermediul centralei telefonice. Restaurantul trebuie să prelucreze flux zilnic mediu de 80-90 de comenzi cu livrare la domiciliu.

Restaurantul își asumă un timp de livrare a preparatelor de 30-45 de minute. Pentru a putea asigura livrarea comenzilor în acest interval de timp, rata de prelucrare trebuie să fie una cât se poate de rapidă, în special în orele de vârf, iar situațiile neprevăzute care pot întârzia procesele aferente trebuie reduse la minim. Orice încetinire a timpilor de prelucrare se poate transforma în întârzieri față de orele de livrare estimate și într-o experiență de comandă sub standardele cu care restaurantul și-a obișnuit clienții.

Problema
Programul software pe care îl foloseau anterior avea funcționalități limitate, care nu permiteau gestionarea flotei auto și a livratorilor. Prin urmare o parte din operațiunile aferente livrărilor la domiciliu nu aveau acoperire în programul de management al restaurantului. În plus, căutam ceva care să funcționeze sau să poată fi personalizat conform cu modul nostru de lucru, spune administratorul restaurantului.

Soluția noastră
Sistemul oferit de VilicoRest pe partea de comenzi și livrare le permite să automatizeze și să gestioneze întregul proces de comandă după cum urmează:

• Dezvoltarea unui website care include sistem de preluare comenzi
• Integrare cu centrala telefonică și afișarea unificată a comenzilor venite din online/centrală în aceeași interfață
• Acceptarea/refuzarea comenzilor și marcarea acestora în culori diferite în funcție de timpul rămas până la livrare
• Gestionare flotă auto și livratori
• Rapoarte și statistici

Din partea managerului restaurantului:
Lucrăm cu ei din 2019 și rezultatele sunt mulțumitoare. Este un soft bine gândit și stabil, cu posibilitate de personalizare, iar echipa din spate este proactivă și ia lucrurile în serios. Și-au alocat timp a înțelege exact modul nostru de operare și ne ajută să găsim soluții care se potrivesc nevoilor noastre, spre deosebire de alții care sugerau să ne schimbăm operațiunile pentru a se potrivi cu soluțiile lor. Echipa de suport are cunoștințe detaliate despre toate aspectele software-ului. Rareori avem probleme, dar dacă și când întâlnim o situație care necesită ajutor extern, timpul lor de răspuns este foarte rapid. 
Un alt aspect pe care l-am apreciat a fost faptul că sunt foarte deschiși la sugestiile noastre atunci cînd dezvoltă funcționalități noi. Practic putem spune că am participat la dezvoltare.
Bodo Zoltán, șef de sală No Pardon Pub și manager No Pardon Delivery

*****

Dacă te afli în căutarea unei soluții pentru prelucrarea comenzilor cu livrare, gestionarea operațiunilor punctului de vânzare (POS) și monitorizarea livrărilor, VilicoGo poate fi soluția potrivită.

Celor interesați le oferim posibilitatea să testeze programul timp de o lună de zile. Este gratuit și fără nici un fel de obligații de cumpărare la expirarea perioadei de testare. Colegii noștri vor instala programul pe unul din calculatoarele tale, și timp de 30 de zile poți să vezi exact în ce măsură ți se potrivește. Beneficiezi și de un training gratuit, plus primești rapid răspunsuri la orice întrebări ai avea în această perioadă. Așa cum am menționat, fără nici un fel de obligații.

Interesat? Scrie-ne la contact@vilicorest.ro sau sună la numărul 0771 655 228.