Software pentru comenzi cu livrare: cum te ajută VilicoGo să lucrezi eficient

Soft comenzi cu livrare VilicoGo
Timp de lectură: 14 minute

Ce este un soft pentru livrări la domiciliu

Soft-ul pentru livrări la domiciliu este programul care permite restaurantelor să gestioneze operațiunile aferente procesului de livrare a comenzilor. Vorbim despre preluarea comenzilor din diverse canale, programarea lor automată în funcție de timpul rămas până la livrare, atribuirea comenzilor către livratori, monitorizarea rutelor și procesarea plăților. Un software de livrări bun se integrează și cu programul POS, ceea ce îți permite să gestionezi totul dintr-un singur ecran.

Livrările la domiciliu nu mai sunt de mult o opțiune suplimentară pentru restaurante – sunt un canal de vânzare de sine stătător, cu propria logică și propriile cerințe operaționale. Clienții comandă online ca reflex, nu ca excepție, și se așteaptă ca totul să funcționeze rapid și fără sincope. Pentru restaurantele care vor să fie competitive pe acest segment, investiția într-un program dedicat de gestionare a comenzilor cu livrare nu mai e o chestiune de viitor, ci una de prezent.

Acest articol este o prezentare în detaliu a softului nostru de livrări la domiciliu, VilicoGo. Dacă te afli în căutarea unui program pentru automatizarea procesării comenzilor cu livrare, la finalul acestui articol vei avea toate informațiile necesare pentru a decide dacă VilicoGo este sau nu este ceea ce ai nevoie pentru restaurantul tău.

Dar mai întâi, câteva cuvinte despre cum arată astăzi piața livrărilor și ce opțiuni ai la dispoziție.

Soft-urile de livrări

Livrările la domiciliu au trecut în ultimii ani printr-o transformare profundă. Dacă cândva erau un serviciu nișat, astăzi reprezintă pentru multe restaurante între 30 și 50% din totalul vânzărilor. Infrastructura tehnologică care susține acest segment s-a maturizat pe măsură: sistemele de comenzi online au devenit mai accesibile, integrările mai fluide, iar așteptările clienților mai ridicate.

Administratorii de restaurante care vor să rămână competitivi lucrează cu mai multe pârghii în același timp: vizibilitate în motoarele de căutare, prezență activă pe rețelele sociale și un sistem software care să țină pasul cu volumul de comenzi. Meniurile digitale prin coduri QR au devenit standard în multe unități. Notificările automate către clienți au redus substanțial numărul apelurilor de tipul „Unde e comanda mea?”. Softul de livrări preia comenzile din toate canalele, le ordonează în funcție de urgență și îți oferă o imagine de ansamblu clară chiar și în orele de vârf.

Întrebarea nu mai e dacă ai nevoie de un astfel de sistem, ci care e varianta potrivită pentru modelul tău de business.

Opțiuni pentru livrarea comenzilor

Telefonul a fost multă vreme singurul canal de preluare a comenzilor la domiciliu și nici astăzi nu a dispărut – funcționează bine mai ales la restaurantele cu o clientelă fidelă și un volum de comenzi gestionabil. Dar sectorul livrărilor s-a diversificat semnificativ, și astăzi ai mai multe opțiuni între care să alegi sau pe care să le combini.

Sectorul livrărilor de preparate alimentare a îmbrățișat rapid tehnologia, și tendința continuă. Deși restaurantele care și-au construit propriul sistem de livrare au avantaje clare pe termen lung, platformele de delivery au câștigat o pondere importantă pe piață și continuă să atragă volume mari de comenzi.

Platformele de livrare

Platformele de delivery au schimbat semnificativ regulile jocului în sectorul livrărilor. Clienții pot compara zeci de restaurante dintr-un singur loc, pot citi recenzii și pot plasa comenzi fără să navigheze prin mai multe site-uri. Comenzile sunt centralizate și transmise automat fiecărui restaurant, iar livrarea poate fi asigurată de curierii platformei sau de propria flotă a restaurantului, dacă acesta dispune de una.

Avantajul principal e vizibilitatea – accesul imediat la o bază largă de clienți, inclusiv la cei care poate nu ar fi ajuns altfel la tine. Dezavantajul, pe care îl cunoști deja dacă ai experiență cu aceste platforme, e reprezentat de comisioanele ridicate care erodează marjele de profit. Cu cât volumul de comenzi prin platforme crește, cu atât presiunea pe profitabilitate devine mai vizibilă.

Pentru a reduce dependența de aceste comisioane, tot mai multe restaurante și-au construit sisteme proprii de livrare – cu softul potrivit, propria flotă și propriul canal de comenzi online.

Livrare pe cont propriu

Să pui la punct un sistem propriu de livrări nu este ușor. Ai nevoie să stabilești o rutină operațională pentru toate etapele aferente – de la preluarea comenzilor până la livrarea acestora la ușa clientului, și de infrastructură – de la livratori și autovehicule până la software specific. Este mai complicat, dar beneficii există:

• controlul este la tine – nu depinzi de externalizarea logisticii, știi întotdeauna ce mâncare este livrată și cui
• fără comisioane – da, trebuie să suporți o serie de cheltuieli, dar în același timp nu trebuie să împarți profiturile cu platformele de livrare
• interacțiune directă cu clienții – poți afla direct de la clienți dacă ceva nu este ok sau dacă au sugestii, ceea ce te ajută să le oferi în timp o experiență mai bună

Clienții așteaptă o experiență de comandă și de livrare care să funcționeze fără sincope. Aici intervine soft-ul pentru gestionarea livrărilor la domiciliu. Un software bun poate face ca întregul procesul de management al livrărilor să fie eficient și transparent.

În funcție de alegere, acesta poate acoperi întregul proces: de la înregistrarea cumulată a comenzilor din toate canalele de vânzare și ordonarea acestora în programul POS în funcție de timpul rămas până la livrare, gestionarea livrărilor, până la plată.

Multe din companiile furnizoare de software pentru restaurante oferă prezentări online gratuite, deci nu ai nimic de pierdut. Uneori se poate solicita și un demo pentru a testa gratuit soft-ul timp de câteva săptămâni. Un sistem ideal trebuie să aibă funcțiile potrivite pentru operațiunile pe care le desfășori, să fie ușor de folosit de echipă și să se integreze nativ cu programul POS.

Soft comenzi cu livrare VilicoGo: ce este?

Compania noastră, VilicoRest, dezvoltă software pentru restaurante din anul 2011. Sistemul VilicoRest are la bază programul de vânzare VilicoPOS, căruia i se pot adăuga, în funcție de nevoi, o serie de module suplimentare:

• VilicoGest pentru gestiune completă
• VilicoGo pentru livrări la domiciliu
• VilicoCook pentru afișaj digital în zona de preparare a mâncării
• VilicoShop pentru comenzi online prin site propriu
• VilicoMenu pentru meniu digital prin cod QR
• VilicoTab pentru preluarea comenzilor pe dispozitive mobile

Soluțiile software sunt completate cu echipamente hardware specifice.

VilicoGo este componenta care automatizează gestiunea comenzilor cu livrare la domiciliu. Lansată în 2018 și îmbunătățită continuu prin efortul echipelor noastre din Cluj-Napoca și Satu Mare, dar și prin feedback-ul clienților, VilicoGo este o soluție cu instalare locală, compatibilă cu sistemele de operare Windows.

Deși denumirea este de soft de livrări la domiciliu, VilicoGo acoperă nu doar partea de gestionare a livrărilor, adică de la ieșirea din restaurant până la ușa clientului. Programul acoperă și partea de gestionare de comenzilor, de la primire până la preluarea lor de către un livrator. Astfel este acoperit ciclul complet al comenzilor. Există o interfață de administrare unică, prin care se realizează gestionarea cumulată a comenzilor, indiferent de canalul de vânzare prin care au sosit. Este complet integrat cu programul de vânzare VilicoPOS și se comecializează împreună cu acesta.

Cine poate folosi soft-ul de comenzi cu livrare VilicoGo

VilicoGo preia și integrează automat în programul POS în vederea livrării la domiciliu comenzile venite prin website, telefonic sau, dacă este cazul, chiar și pe cele preluate manual în cadrul unității. Odată ce preparatele sunt pregătite pentru livrare, programul ajută și la alegerea unei rute optime, prin vizualizarea comenzilor pe hartă.

VilicoGo se pretează astfel pentru toate unitățile de alimentație publică care preiau comenzi cu livrare la domiciliu:

Restaurante care nu au website

Restaurantele fără website se bazează, cel mai probabil, pe telefon pentru preluarea comenzilor. Fie că folosesc doar un simplu telefon sau o centrală telefonică, comenzile telefonice pot fi integrate automat în fluxul de procesare, după cum urmează:

Comenzi telefonice prin telefon obișnuit

Știai că poți folosi un telefon mobil obișnuit pentru a prelua comenzile automat în programul de livrări? Este o opțiune care bifează la toate capitolele: practică, simplu de configurat și cu costuri minime.

Telefonul se conectează la dispozitivul pe care este instalat programul – terminal POS, laptop, sau calculator – printr-un cablu USB. La primirea unui apel, programul inițiază automat o fișă de client în baza numărului de telefon care apelează, care poate fi completată direct cu restul datelor de comandă. Fișa conține datele de contact ale clientului și istoricul comenzilor anterioare și poate fi actualizată oricând: dacă clientul schimbă adresa de livrare, vrea să adauge una alternativă sau are preferințe constante pe care merită să le notezi – mai puțină sare, fără gluten, doar ketchup picant.

La ce ajută fișa de client?

• La comenzile ulterioare plasate de către același client programul recunoaște automat numărul de telefon și deschide fișa aferentă, astfel încât operatorul are la dispoziție imediat tot ce îi trebuie. 
• Pentru campanii de promovare. Datele din fișe pot fi exportate și folosite pentru campanii de comunicare prin email sau SMS – cu respectarea acordului prealabil al clienților conform GDPR.
• Pentru livrarea comenzii. Odată ce comanda e gata de livrat, poți printa direct din program nota de plată și adresa clientului pentru a le înmâna livratorului.

Pentru a putea fi conectat cu programul VilicoGo, telefonul de pe care se preiau comenzile trebuie să dispună de câteva opțiuni tehnice (mai exact: USB Debugging, Stay awake, 3GPP AT commands enable, File transfer USB, Disable VoLTE SIM calls).

Toate sunt disponibile pe telefoanele recente – telefoanele Samsung sunt în general bine compatibile. Nu e nevoie de nicio aplicație instalată suplimentar. Colegii noștri pot ghida configurarea online sau telefonic, indiferent de modelul de telefon.

Comenzi prin centrală telefonică

Centrala telefonică e o opțiune plătită separat, prin abonament lunar la un furnizor specializat, dar adaugă câteva avantaje față de telefonul simplu: mesaj de întâmpinare, gestionarea apelurilor în așteptare când linia e ocupată și posibilitatea de a conecta mai multe numere externe. Astfel alege câte un număr legat la fiecare terminal POS din unitate, ceea ce permite mai multor operatori să preia apeluri în paralel – dacă un număr sună ocupat, apelul e redirecționat automat către altul.

Și în acest caz, la preluarea fiecărui apel, programul creează sau deschide automat fișa de client, exact ca în varianta cu telefonul obișnuit.

Restaurante care au website

Dacă ai deja un website și vrei să trimiți comenzile preluate prin acesta direct în programul de livrări, echipa noastră realizează integrarea prin API. Condiția necesară e ca site-ul să fie construit în WordPress.

Clienții care comandă prin site pot alege între trei variante:

• Ridicare personală de la restaurant
• Livrarea imediată la domiciliu
• Precomenzi, adică livrare la o dată și oră ulterioare. Clientul știe în avans că duminica nu vrea să gătească sau că o să aibă musafiri, și poate prin urmare să comande de joi – vineri, pentru ziua de duminică. Intervalul de timp pentru care se pot plasa precomenzile este o setare la alegerea ta – adică tu stabilești dacă accepți precomenzi cu livrare peste două luni sau maxim o săptămână. Programarea în avans a comenzilor pentru livrare ulterioară este posibilă doar pentru intervalele de timp în care restaurantul este deschis. Nimeni nu poate să comande o pizza cu livrare la ora 8 dimineața dacă restaurantul se deschide abia la ora 12.

Dacă formularul existent de pe site-ul tău nu include toate aceste opțiuni, va fi nevoie de o mică ajustare — pentru precomenzi, de exemplu, sunt necesare doar două câmpuri suplimentare prin care clienții să indice data și ora dorită. Procesarea diferențiată a tipurilor de comenzi o face VilicoGo automat.

Soft comenzi cu livrare VilicoGo: cum functionează?

VilicoGo poate fi integrat cu toate canalele prin care restaurantul primește comenzi. Aceasta înseamnă că toate comenzile, indiferent dacă provin dintr-o singură sursă sau din mai multe, sunt afișate cumulat în aceeași interfață. Această interfață unică îți permite să gestionezi centralizat atât comenzile cu livrare la domiciliu, cât și pe cele preluate la mese în cadrul unității.

Astfel, după cum este descris detaliat mai sus, VilicoGo poate fi integrat, adică preia comenzile venite prin:

• website
• telefon sau centrală telefonică
• comenzile introduse manual în unitate
• platforma online de livrări Glovo

Care este ciclul de gestionare a comenzilor

Clientul plasează comanda și se așteaptă ca în 30-45 de minute, cel mult o oră, mâncarea să ajungă la el. Acum e rândul programului să treacă la treabă astfel încât livrarea să poată avea loc în intervalul dorit de client.

Imediat ce o comandă e primită, ea trece pe rând prin toate etapele, până la livrare:

1. Confirmarea sau refuzarea comenzii
2. Alocarea unui interval de timp estimativ până la livrare
3. Predarea comenzii către livrator
4. Livrare și plată

Dar, cum știe programul care comenzi trebuie pregătite primele?

Confirmarea sau refuzarea comenzii

Sosirea unei comenzi noi e semnalizată sonor, iar sunetul încetează abia când un operator o confirmă manual. Acesta poate:

• să vizualizeze comanda cu toate detaliile aferente
• să ii aloce un timp estimativ până la livrare
• să modifice data / ora de livrare – de ex. la solicitarea ulterioară a clientului
• să editeze detaliile comenzii – de ex. clientul notifică ulterior că dorește să înlocuiască ketchup-ul dulce cu unul iute

Operatorul poate de asemenea să refuze o comandă și să introducă în acest caz un comentariu explicativ, pe care clientul îl primește prin SMS sau email, la alegerea ta.

Alocarea unui interval de timp estimativ până la livrare

Intervalele de timp disponibile la confirmare sunt: 15 min, 30 min, 45 min, 60 min, 180 min, sau În cel mai scurt timp.

După confirmare comenzile sunt comenzile sunt marcate vizual prin coduri de culoare, în funcție de timpul rămas până la livrare:

• verde – între 180 – 45 minute
• galben – între 45 – 15 min
• portocaliu – între 15 – 0 min
• roșu – timp de livrare depășit
• mov – comandă programată pe zilele următoare

Predarea comenzii către livrator

Când comanda e gata de livrare, operatorul printează din program nota de plată și adresa clientului și le înmânează livratorului. Clientul primește în același moment un mesaj automat de confirmare.

Livrare & plată

Programul are integrată o hartă a zonei de livrare. Comenzile sunt marcate vizual pe hartă, în funcție de adresa de destinație. Acest lucru permite gruparea inteligentă a comenzilor pentru eficientizarea rutelor – un livrator poate prelua mai multe pachete odată, pentru adrese apropiate. Odată livrată, comanda dispare automat de pe hartă sau poate fi ștearsă manual. Plata se acceptă cash sau cu cardul.

Lista de funcționalități 

Integrări cu componente suplimentare

Toate programele noastre se integrează nativ unul cu celălalt, construind astfel un sistem software complet și flexibil. VilicoGo este integrat automat cu programul de vânzare și marcaj VilicoPOS, ceea ce permite gestionarea centralizată a comenzilor.

Pentru restaurantele care doresc să-și eficientizeze mai mult afacerea, este disponibilă integrarea suplimentară cu aplicația VilicoCook. Această integrare permite comenzilor plasate în program să fie afișate automat în monitorul plasat în zona de preparare a mâncării și afișate personalului din bucătărie.

Studiu de caz: restauratul No Pardon

Cu o tradiție de peste 25 de ani, restaurantul No Pardon îmbină atmosfera pub-urilor englezești cu savoarea gastronomică a specialităților tradiționale maghiare și internaționale, reinventate și servite în stil propriu.

Situat în centrul orașului Satu Mare, No Pardon e un loc preferat al publicului local și pentru organizarea de evenimente — dispune de 120 de locuri interior și 160 în grădina de vară. Preparatele pot fi servite în cadrul unității sau comandate prin serviciul propriu de livrare, susținut de o flotă internă de livratori.

Preparatele No Pardon pot fi servite în cadrul unității sau pot fi comandate prin intermediul unui serviciu de livrare susținut de propria flotă de livratori.

Comenzile cu livrare la domiciliu se preiau online, prin intermediul site-ului delivery.nopardon.ro, sau prin centrala telefonică. Restaurantul trebuie să prelucreze flux zilnic mediu de 80-90 de comenzi cu livrare la domiciliu.

Restaurantul își asumă un timp de livrare a preparatelor de 30-45 de minute. Pentru a putea asigura livrarea comenzilor în acest interval de timp, rata de prelucrare trebuie să fie una cât se poate de rapidă, în special în orele de vârf, iar situațiile neprevăzute care pot întârzia procesele aferente trebuie reduse la minim. Orice încetinire a timpilor de prelucrare se poate transforma în întârzieri față de orele de livrare estimate și într-o experiență de comandă sub standardele cu care restaurantul și-a obișnuit clienții.

Problema
Programul software pe care îl foloseau anterior avea funcționalități limitate, care nu permiteau gestionarea flotei auto și a livratorilor. Prin urmare o parte din operațiunile aferente livrărilor la domiciliu nu aveau acoperire în programul de management al restaurantului. În plus, căutam ceva care să funcționeze sau să poată fi personalizat conform cu modul nostru de lucru, spune administratorul restaurantului.

Soluția noastră
Sistemul oferit de VilicoRest pe partea de comenzi și livrare le-a permis să automatizeze și să gestioneze întregul proces de comandă după cum urmează:

• Dezvoltarea unui website care include sistem de preluare comenzi
• Integrare cu centrala telefonică și afișarea unificată a tuturor comenzilor în aceeași interfață
• Confirmarea și marcarea comenzilor prin coduri de culoare în funcție de timpul rămas până la livrare
• Gestionarea flotei auto și a livratorilor
• Rapoarte și statistici

Din partea managerului restaurantului:
Lucrăm cu ei din 2019 și rezultatele sunt mulțumitoare. Este un soft bine gândit și stabil, cu posibilitate de personalizare, iar echipa din spate este proactivă și ia lucrurile în serios. Și-au alocat timp a înțelege exact modul nostru de operare și ne ajută să găsim soluții care se potrivesc nevoilor noastre, spre deosebire de alții care sugerau să ne schimbăm operațiunile pentru a se potrivi cu soluțiile lor. Echipa de suport are cunoștințe detaliate despre toate aspectele software-ului. Rareori avem probleme, dar dacă și când întâlnim o situație care necesită ajutor extern, timpul lor de răspuns este foarte rapid. 
Un alt aspect pe care l-am apreciat a fost faptul că sunt foarte deschiși la sugestiile noastre atunci cînd dezvoltă funcționalități noi. Practic putem spune că am participat la dezvoltare.
Bodo Zoltán, șef de sală No Pardon Pub și manager No Pardon Delivery

*****

Dacă te afli în căutarea unei soluții pentru gestionarea comenzilor cu livrare – de la preluarea lor și procesarea în POS până la monitorizarea livratorilor pe hartă – VilicoGo poate fi răspunsul potrivit.

Celor interesați le oferim posibilitatea să testeze programul timp de o lună, gratuit și fără nicio obligație de achiziție la final. Colegii noștri instalează programul pe unul din calculatoarele tale, includ un training gratuit și rămân disponibili pentru orice întrebări pe parcursul perioadei de testare. Fără presiuni, fără angajamente.

Interesat? Scrie-ne la contact@vilicorest.ro.