Cum să vinzi online. Ghid complet pentru restaurante

Sistem de comenzi online pentru restaurant.
Timp de lectură: 18 minute


Încă dinainte de pandemie exista un trend ascendent privind comenzile online de preparate alimentare. 

În perioada în care restaurantele au fost confruntate cu restricția de a servi masa în interior iar clienții căutau totodată alternative sigure din punct de vedere sanitar, posibilitatea de a vinde online a devenit extrem de importantă. Încă nu le oferi clienților tăi opțiunea de a comanda online produsele și preparatele din meniul localului tău? Implementarea unui sistem de comenzi online pentru restaurant poate oferi afacerii tale un impuls decisiv.

Implementarea unui sistem de vânzări online conține în sine o promisiune excelentă de creștere a veniturilor, însă necesită planificare prealabilă. Vei avea nevoie de un sistem software potrivit și va trebui să ai în vedere o eventuală modificare a fluxului de lucru curent din cadrul restaurantului tău.

Dacă evaluezi posibilitățile pe care le ai pentru a implementa un sistem de comenzi online pentru restaurant, cafenea, catering respectiv unitatea ta de alimentație publică în general, acest articol este pentru tine. Vei găsi în ghidul de mai jos toate aspectele pe care trebuie să le ai în vedere ca să poți evalua opțiunile existente pe piață și să îți pregătești localul în mod corespunzător pentru a face față vânzărilor online.

Ce este un sistem de comenzi online pentru restaurant?

Un sistem de comenzi online pentru restaurant este o tehnologie care le oferă clienților posibilitatea să comande preparate alimentare și/sau băuturi de la o unitate de alimentație publică, fie prin intermediul site-ului web propriu al unității respective, fie prin intermediul unor aplicații terțe. Comenzile pot fi plasate atât de pe telefonul mobil cât și de pe calculator/laptop, prin intermediul internetului.

Majoritatea sistemelor de comenzi online au implementată o opțiune de plată online, ceea ce permite ca plata să fie efectuată imediat după plasarea comenzii, și nu doar ramburs la livrare. Sistemul colectează toate informațiile necesare pentru prelucrarea comenzilor și emite notificări la fiecare comandă nou-înregistrată. Tehnologiile existente pe piață pot fi/sau nu integrate cu sistemul POS preexistent al restaurantului, respectiv pot fi completate sau nu cu un sistem adițional pentru gestiunea livrărilor la domiciliu.

Beneficiile implementării unui sistem de comenzi online pentru restaurant

Comparativ cu comenzile telefonice, cele online prezintă avantajul automatizării. Astfel, comenzile se preiau automat scutind timpul cuiva, ceea ce crește eficiența și productivitatea.

Mai mulți clienți

Să presupunem ca găsești o pizzerie care oferă posibilitatea să comenzi online. Procesul de comandă este intuitiv, comanda sosește la timp și ești foarte mulțumit de cum au decurs lucrurile. Data următoare comanzi tot de la ei sau reiei procesul de căutare de la zero? Sunt șanse bune ca cel puțin o perioadă să rămâi client fidel.

Mai multe vânzări

Prin implementarea unui magazin online le oferi clienților o posibilitate suplimentară de a comanda preparatele tale. Mai multe posibilități înseamnă mai multe vânzări. Astfel poți atrage clienții care ar fi reticenți să comande prin telefon, sau pe cei pentru care pur și simplu online înseamnă mai convenabil. Apropo de convenabil, unele sisteme de magazine online includ opțiunea de a programa comenzile în avans. Astfel, clienților le este la îndemână să comande la orice oră doresc, nu doar în intervalul orar în care restaurantul este deschis, și ridice sau să programeze livrarea comenzii la ora dorită.

Un sistem de comenzi online pentru restaurant te ajută cu promovarea

Practic ai și un canal suplimentar de marketing, nu doar un site. Aici poți să promovezi eventualele promoții, dar și să fidelizezi clienții prin publicarea unui newsletter, punerea în practică a unor campanii de remarketing, etc.

Comenzi corecte și documentate

Comparativ cu comenzile telefonice, unde există riscul de a înțelege greșit sau incomplet o comandă, comenzile online intră în sistem exact așa cum au fost transmise de către clienți. În plus, în cazul unei reclamații ulterioare se poate face imediat referire la comandă așa cum a fost stocată în sistem și identifica rapid cauza problemei.

Rapoarte detaliate

Majoritatea sistemelor de comenzi online pentru restaurant oferă o serie de rapoarte de vânzări care pot fi accesate după conveniență, filtrate, respectiv imprimate sau exportate în format electronic.

Vreau să vând online. Ce opțiuni am?

Unitățile de alimentație publică au la dispoziție două opțiuni principale pentru a vinde online, fiecare având propriile sale particularități:

1. Un sistem de comenzi online pentru restaurant integrat în pagina ta web

Ce este?

Utilizezi pagina web al restaurantului tău, care include un sistem online de comenzi pentru restaurante și astfel poți prelua comenzi pentru produsele și preparatele din meniu.

Ce implică?

Conexiune permanentă la internet, existența unui site cu opțiune de comenzi online și personal care să se ocupe de administrarea acestora. 

Cât costă?

Prețurile variază în funcție de complexitatea proiectului, platforma aleasă, etc. În orice caz costul este format dintr-o taxa unică, care acoperă serviciile de dezvoltare sau configurare/implementare, respectiv o taxa lunară care acoperă serviciile de suport și mentenanță. Cea mai accesibilă variantă este cea în care alegi să adaptezi o platformă preexistentă conform cu necesitățile tale în loc să dezvolți site-ul de la zero.
În cazul firmei noastre, serviciile de realizare magazin online “la cheie” VilicoShop, costă o taxă unică de 400 euro + TVA care include instalarea și configurarea la cheie, respectiv un cost de mentenanță și suport de 15 euro + TVA lunar.

Dacă nu ai deja un site web sau dacă site-ul existent este doar unul de prezentare și nu include o funcționalitate de comenzi online, atunci ai mai multe opțiuni la dispoziție, fiecare implicând nivele de cost diferite, în funcție de stadiul existent al site-ului tău:

• dacă nu ai site web vei analiza posibilitatea de a dezvolta unul de la zero sau de a configura a platformă prestabilită conform cu necesitățile detaliate ale restaurantului tău;
• dacă ai deja un site de prezentare care însă nu include și un sistem de comenzi online pentru restaurant, opțiunile se referă la adăugarea unui modul care să permită vânzarea online (meniu, coș de cumpărături, cont de utilizator, plata cu cardul) fie prin dezvoltare de la zero fie prin configurarea unei aplicații sau plugin deja existente. 

În ambele variante poți alege între servicii de dezvoltare software personalizată, adică construire site sau sistem de comenzi online pentru restaurant de la zero, sau adaptarea unei platforme preexistente conform cu necesitățile restaurantului tău. Dacă rentabilitatea este un factor decisiv pentru alegere, atunci cu siguranță că varianta a doua este cea mai avantajoasă din perspectiva costurilor.

Care sunt specificațiile minime pe care trebuie să le întrunească un sistem de comenzi online pentru restaurant? Pentru a putea vinde online ai nevoie să poți accepta plăți online, să poți administra meniul de produse și preparate, să poți administra comenzile primite și baza de date de clienți, precum și, opțional, să gestionezi livrările la domiciliu.

Cum funcționează un sistem de comenzi online pentru restaurant integrat în site-ul propriu?

• Clienții selectează, pun în coș și plasează comenzile direct din site-ul restaurantului. Plata poate fi efectuată online, imediat după comandă sau ramburs la livrare. 
• În partea de administrare a sistemului sosirea comenzilor noi este notificată prin email și/sau SMS, respectiv în unele cazuri, audio. Magazinul online poate fi integrat în mod opțional cu programul POS preexistent, astfel încât comenzile venite din online să fie afișate și pe terminalul POS.
• După pregătirea comenzilor și predarea acestora către șoferii care se ocupă de livrare, clienții primesc un SMS de notificare.

De reținut:

• Îți permite să păstrezi întreg profitul rezultat din comenzi (fără comisioane acordate terților).
• Îți permite să ai o comunicare directă cu clienții, atunci când situația o impune.
• Trebuie să coordonezi pe cont propriu procesul de gestiune și livrare al comenzilor.
• Comenzile venite prin propriul magazin online pot fi integrate în mod automat în programul POS.

2. Prin platformele de livrare

Ce este?

Utilizezi platforme care centralizează și livrează de la multiple restaurante, precum Takeaway, Glovo, etc.

Ce implică?

Să transmiți către platforma sau platformele selectate câteva informații de bază privind restaurantul tău, precum locația, specificul sau un număr săptămânal estimativ de comenzi. 

Cât costă?

În general nu se percep costuri de acces, însă platformele rețin un procent din valoarea fiecărei comenzi intermediate. Conform unui articol din Restograf, comisioanele pot ajunge până la 35% + TVA. 

Platformele online afișează oferta a zeci sau chiar sute de restaurante, astfel încât clienții pot să răsfoiască o multitudine de meniuri și să comande de pe telefon sau laptop, de pe site-ul sau prin aplicațiile respectivelor platformelor. Clienții pot opta între ridicarea comenzii direct de la restaurant sau livrare la domiciliu. 

Avantajul principal al acestor platforme este expunerea uriașă de care va beneficia meniul tău odată publicat în paginile lor. Clienții pot filtra oferta restaurantelor în funcție de locație, specificul restaurantului, orar, distanță, și altele. Astfel, preparatele din oferta restaurantului tău pot atrage pe lângă clienții fideli și o serie de clienți noi, care nu au mai comandat anterior de la tine. 

Pașii care trebuie urmați pentru a afișa meniul tău în aceste platforme sunt destul de simpli. Selectezi platforma dorită și completezi formularul de parteneri de pe site-ul lor. Echipa lor va revizui cererea ta, după care, în urma unui aviz pozitiv primit din partea acesteia, vei putea să publici preparatele localului tău. 

La fiecare comandă nouă primită prin platformă vei primi o notificare, împreună cu opțiunea selectată de clienți privind livrarea: ridicare personală de la punctul tău de lucru sau livrare la domiciliu. Comenzile trebuie introduse manual de către un membru al personalului tău în programul POS cu care lucrezi. În cazul comenzilor cu livrare la domiciliu un livrator cu care lucrează platform va veni să ridice și livreze comanda. 

Acest mod de a vinde online este destul de popular, fiind rapid și convenabil. Însă trebuie să ții cont că vei avea de plătit comisioane raportate la valoarea comenzilor primite, deci banii nu îți rămân ție integral.

Cum funcționează?

• Clienții selectează, pun în coș și plasează comenzile direct din site-ul sau aplicația platformei. Plata poate fi efectuată online, imediat după comandă sau ramburs la livrare.
• Platforma direcționează comanda către tine – cineva din personalul tău va trebui să accepte sau să respingă comanda prin intermediul unei interfețe online de comunicare pusă la dispoziție de către platformă.
• Comanda trebuie introdusă manual în programul POS al restaurantului.
• După pregătirea comenzilor un livrator care colaborează cu platforma va veni să preia comanda pentru livrare.

De reținut

• Meniul tău beneficiază de o expunere excelentă, platformele de delivery având mii de utilizatori.
• Ești scutit de gestiunea livrărilor pe cont propriu.
• O parte din valoarea comenzilor este reținută de platformele de delivery.
• Comenzile venite prin platforme trebuie introduse manual în programul POS al unității tale.

3. Mixt: prin propriul sistem de comenzi online pentru restaurant + prin platforme de delivery

Comenzile online primite prin intermediul propriului magazin online pot coexista cu comenzile primite prin intermediul aplicațiilor de livrare la domiciliu. 

Poți să fii partener al platformelor de delivery și în același timp să încurajezi clienții să plaseze comenzile viitoare direct prin site-ul tău în locul utilizării aplicațiilor de delivery. Pentru aceasta le poți transmite, odată cu mâncarea, un cod promoțional prin care să obțină o reducere la următoarea comandă plasată direct pe site-ul tău web.

Colaborarea cu agregatorii de meniuri îți crește vizibilitatea, în același timp însă poți alege să direcționezi clienții și spre site-ul propriu, evitând astfel comisioanele.

Cum să te pregătești pentru a prelua comenzi online

Înainte de a face trecerea către preluarea de comenzi online, indiferent dacă prin site-ul propriu sau prin platforme terțe, evaluează un pic impactul pe care acestea o să îl aibă asupra proceselor operaționale din restaurantul tău.

Câteva aspecte pe care să le ai în vedere:

Pregătirea personalului

Trebuie să ai în vedere că cineva va trebui să introducă comenzile primite în programul POS, iar pentru situațiile în care comenzile nu pot fi onorate, să asigure o comunicare optimă cu clienții.

Optimizarea meniului

Unele produse nu se pretează foarte bine pentru livrare la domiciliu, prin urmare poate va trebui să ajustezi meniul pentru a oferi preparatele care pot fi transportate fără probleme. De asemenea, va trebui să ai pregătite poze și descrieri suficient de apetisante pentru a atrage clienții.

Pregătirea unității

Ai în vedere ca s-ar putea să fie nevoie să delimitezi în interiorul unității o zonă de așteptare pentru livratori sau pentru clienții care au comandat cu ridicare de la punctul de lucru.

Ambalaje

Meniurile trebuie să ajungă calde la clienți. Vei avea nevoie de containere termoizolante și cutii pentru a transporta mâncarea fără ca aceasta să devină prea rece în drum către client. Pentru un plus de rafinament poți alege ambalaje care să reflecte identitatea restaurantului tău. 

Livrare

Ca să poți livra în regie proprie comenzile la domiciliu va trebui să ai un autovehicul și o persoană angajată care să se ocupe de acest aspect, sau să colaborezi cu curieri care au propriile lor autovehicule. Dacă locația în care este amplasat restaurantul tău nu deține și un loc de parcare, acest lucru ar putea fi o problemă.

Un sistem pentru gestiunea livrărilor

Dacă vei asigura în regie proprie livrările la domiciliu, atunci poți lua în considerare un sistem software pentru administrarea acestora, care îți va permite să vezi în orice moment unde se află comenzile pe traseul de livrare. Aceste sisteme nu vin neapărat incluse în sistemul de comenzi online pentru restaurant, însă pot fi integrate cu ușurință. 

Marketing

Promovarea meniului digital în cazul în care alegi un sistem de comenzi online în site-ul propriu – în acest caz nu beneficiezi de expunerea de care ai beneficia în cadrul platformelor de delivery, prin urmare te poți gândi la o strategie de promovare, care poate include canalele de social media sau ofertele speciale. 

Concluzii

Implementarea unui sistem pentru comenzi online nu este atât de complicată pe cum ai putea crede la prima vedere. Ai la dispoziție opțiunea rapidă și convenabilă oferită de publicarea meniului tău într-o platformă de delivery, sau implementarea unui sistem de comenzi online în site-ul propriu, sau chiar ambele, fiecare propriile argumente pro sau contra. Este important să reacționezi prompt la feedback-ul pe care îl vei primi de la clienți și să încerci să îmbunătățești în permanență experiența acestora pentru a-i determina să devină clienți fideli ai restaurantului tău și eventual să te recomande mai departe.