Tot ce ai nevoie să știi despre sistemele POS mobil pentru ospătari

Acest articol explică ce sunt sistemele POS mobil ospatari, cum se compară cu sistemele POS tradiționale și ce funcționalități includ. După parcurgerea articolului vei avea o înțelegere detaliată asupra POS-urilor mobile pentru restaurante și o idee despre măsura în care afacerea ta poate sau nu beneficia de pe urma implementării acestora. 

Timp de lectură: 21 minute

Prioritatea numărul 1 a oricărui administrator de restaurant este să se asigure că oaspeții sunt întâmpinați cu promptitudine, că preparatele servite reflectă întocmai comenzile făcute și că aceștia părăsesc restaurantul cu gândul de a reveni și altă dată. Acest lucru este valabil zi de zi, de la ora deschiderii până la ora închiderii, în toate unitățile de alimentație publică, de la fast-food-uri, pizzerii, cafenele și catering până la terase, baruri și restaurantele cu zeci de locuri.

Dacă administrezi un restaurant atunci probabil ești la curent cu sistemele POS tradiționale. Administrarea comenzilor și a vânzărilor fără un sistem POS, doar cu ajutorul caselor de marcat, ține mai degrabă de domeniul trecutului. Chiar dacă aceste aparate își fac treaba și funcționează așa cum trebuie, nu pot susține așteptările crescute ale clienților din ziua de astăzi privind timpul petrecut în așteptarea mâncării – mai ales că așteptarea se face cu stomacul gol. În plus, sistemele POS ușurează enorm munca personalului, așa cum probabil orice ospătar poate depune mărturie în acest sens.

Ce este un POS mobil ospatari?

POS-urile mobile pentru ospătari sunt dispozitive mobile, precum tabletele sau telefoanele, care pot să preia și să transmită comenzile, în mod automat, de la mese către zona de preparare a mâncării și/sau bar, precum și să emită bonul fiscal, prin intermediul unei aplicații specifice. În mare parte aceste sisteme funcționează similar cu sistemele POS clasice.

Termenul de “POS mobil ospatari” include într-o accepțiune generală atât partea hardware – dispozitivul în sine, cât și partea software – aplicația specifică fără care dispozitivul mobil nu poate fi utilizat în scopul prelucrării comenzilor. Denumirea nu este, cel puțin deocamdată, una consacrată – alte variante sub care pot fi întâlnite aceste sisteme sunt: pos mobil restaurante, software marcaj pentru tabletă sau smartphone, aplicație mobilă pentru ospatari, aplicație pos mobil, aplicație preluare comenzi, pos dispozitive mobile sau altele similare. Clientul decide dacă dorește să cumpere doar aplicația, sau aplicația împreună cu dispozitivul mobil.

Este bine de știut că orice dispozitive mobile, respectiv orice tabletă sau telefon din comerț sunt compatibile pentru utilizare în acest scop, în măsura în care îndeplinesc criteriile pentru instalarea aplicației specifice din App Store sau din Google Play. Practic absolut orice telefon sau tabletă pot fi transformate în soluții POS, prin utilizarea unei aplicații specifice. Pe piață există însă și dispozitive mobile profesionale, mai scumpe, concepute anume pentru a face față condițiilor de utilizare specifice din localuri, precum vărsarea accidentală de lichide, lovituri, acumularea de murdărie, expunere la temperaturi ridicate, etc. De obicei firmele care furnizeaza aplicațiile specifice lucrează cu furnizori de echipamente HoReCa și pot face și o oferta în sens, dacă se dorește.

Aplicațiile specifice se descarcă din Google Play sau din App Store și se accesează în baza unui nume de utilizator și a unei parole primite de la furnizorul aplicației. Cum funcționează aceste aplicații?

Desigur ca funcționalitățile diferă de la furnizor la furnizor, însă modul de funcționare este în general același: aplicația se sincronizează cu datele deja existente în programul POS care rulează pe terminal. Sincronizarea funcționează și în sens invers, respectiv comenzile luate pe dispozitivele mobile apar și în programul POS de baza, la fel și plățile și scăderile automate din stoc rezultate în urma comenzilor.

Prin urmare aplicațiile funcționează ca o extensie a programului POS de bază. Unii furnizori de programe soft pentru restaurant dezvoltă deja tehnologii care permit o funcționare de sine stătătoare a POS-urilor mobile pentru restaurant, prin care acestea să fie utilizate independent de programul POS preexistent, respectiv să poată îndeplini în proportie de 100% toate funcționalitățile acestora, inclusiv partea de rapoarte.

Cum se compară sistemele POS mobil ospătari cu sistemele POS tradiționale?

Sistemele POS sunt soluții computerizate prin intermediul cărora în unitățile comerciale se efectuează operațiunile de vânzare și marcaj. Denumirea de „sistem POS” este una generică, și include atât o componentă hardware – aparatul pe care rulează programul software, care poate fi indicat separat sub termenul de „terminal POS”, cât și una software împreună cu integrările corespunzatoare cu restul echipamentelor din unitate – casă de marcat, scanere, imprimante, etc.

Cam toate programele software pentru POS-uri sunt formate dintr-o interfață de utilizare și una de administrare. Personalul care procesează comenzile și plățile utilizează interfața de utilizare. Interfața de administrare este cea prin intermediul căreia se realizează gestiunea stocurilor, a furnizorilor, a planului restaurantului, a rețetarului, etc., și permite de asemenea vizualizarea rapoartelor și statisticilor de vânzare. Aceste două interfețe sunt conectate, iar datele transmise prin intermediul lor sunt sincronizate între ele.

Ce poate să difere de la un sistem POS tradițional la altul este locația unde sunt stocate datele. Cele mai răspândite sunt programele POS cu instalare locală, pe un computer cu rol de server aflat în unitatea comercială deservita. Acest tip de programe funcționează fără conexiune la internet (deși de obicei conexiunea internet este totuși necesară dacă furnizorul este din altă localitate, caz în care instalarea și configurarea, precum și serviciile de mentenanță și suport se efectuează de la distanță, prin intermediul unor programe online specializate – un mod de lucru larg răspândit de altfel). Mai recent au început sa apară pe piață programele POS online, sau chiar hibride, unde datele sunt stocate atât online, pe serverele furnizorului cât și local. Cu o ocazie ulterioară o să pregătim și o comparatie între programele POS prin perspectiva mediului în care sunt stocate datele, însă aceasta nu intra acum în obiectivul acestei prezentări.

Nu în ultimul rând, un alt factor care diferențiază programele POS existente pe piață este cel ce tine de funcționalitățile fiecăruia. Opțiunile incluse pot fi mai mult sau mai puțin extinse, în funcție de furnizor. Important este ca furnizorul să ofere flexibilitatea de a utiliza – și plăti – doar acele funcționalități care sunt de interes pentru fiecare unitate de alimentație publică în parte, mai degrabă decât pachete predefinite, prin care ajungi sa plătești și pentru funcționalități care nu îți sunt neapărat necesare. 

Cum funcționează un sistem POS tradițional?

terminal pos traditional pentru restaurante
Cum arată un sistem POS tradițional

Funcționalitățile unui program POS diferă în mod clar de la furnizor la furnizor. Se poate însă generaliza și presupune că un sistem simplu, de bază, cuprinde funcționalități care să permită următoarele: gestiunea utilizatorilor, gestiunea stocurilor, planul meselor, procesarea plăților și rapoarte privind vânzările. Acestea ar fi funcționalitățile minime, suficiente pentru o unitate de alimentație publică aflată la început. Cu cât sistemele sunt mai avansate, cu atât putem regăsi și funcționalități mai elaborate, precum administrarea rezervărilor, rețetare, gestiune completă, gestiuni multiple, livrări la domiciliu, afișarea comenzilor pe monitor în zona de preparare a mâncării, etc. 

Cea mai mare parte a acestor funcționalități se regăsesc desigur în interfața de administrare.

În interfața de utilizare un ciclu de comandă funcționează în general astfel: ospătarul preia comanda la masă după care merge la terminalul POS – care deservește în general mai multe sau chiar toate mesele din unitate. Programul POS se deschide în mod implicit cu afișarea planului unității la scară, reflectând aranjarea meselor și a sălilor, inclusiv cu statusul meselor – liber, rezervat sau ocupat – semnalizat vizual prin culori diferite. Ospătarul selectează masa corespunzătoare și marchează produsele și preparatele din comandă pe monitorul touchscreen. 

Comanda este înregistrată și distribuită în mod automat către secțiile de preparare corespunzătoare (bar sau zona de preparare a mâncării). Acolo este tipărită pe imprimantele de secție, sau poate fi afișată pe un monitor digital – dacă exista. După ce o comandă este preparată bucatarul o marchează ca atare pe monitor, iar chelnerul este notificat despre acest lucru în programul POS. 

Plata se face tot de la terminalul POS, care include de obicei toate modalitățile de plată existente pe piață – numerar, card, bonuri valorice sau virament. Unele programe permit acordarea de discounturi, precum și efectuarea plății în mod integral sau parțial. Notele de plată și bonurile fiscale sunt tiparite la imprimantă și casa de marcat tot din programul POS.

Cum funcționează un sistem POS mobil pentru ospătari?

pos mobil ospatari
Cum arată o aplicație POS mobil ospătari pe dispozitive mobile

Sistemele POS mobil ospatari sunt o adiție relativ recentă în familia sistemelor POS. Acestea pot completa sistemul POS clasic oferind ospătarilor mai multă mobilitate, iar în unele cazuri pot chiar ține locul unui sistem POS clasic, permițând astfel o reducere semnificativă a costurilor aferente echipamentelor hardware. 

La fel ca în cazul sistemelor POS clasice, accesul se face în baza unui nume de utilizator și a unei parole. Astfel fiecare membru al personalului are acces doar la funcționalitățile la care i s-a permis accesul. 

În interfața de utilizare un ciclu de comandă funcționează în general astfel: ospătarul se prezintă la masă „înarmat” cu dispozitivul mobil pe care rulează aplicația – în locul clasicelor carnetel și pix. Pentru a prelua comanda va selecta mai întâi masa corespunzătoare – la fel ca în programul POS clasic. Va regăsi produsele solicitate de clienți fie prin selectarea categoriilor de produse aferente (de exemplul selectează categoria „Băuturi” urmată de subcategoria „Băuturi nealcoolice” pentru a ajunge la sucul dorit de client), fie utilizând funcția de căutare rapidă (de exemplu “form” pentru. pizza quatro formaggi). Are la dispoziție un câmp pentru adăugarea de eventuale comentarii la comandă (de exemplu „mai puțină sare”).

Aproape toate opțiunile pe care programul POS le permite se pot efectua și din aplicația POS mobil pentru ospătari: preluare comenzi cu trimitere automată către secțiile corespunzătoare, modificare comenzi (chiar și ștergere, dacă ospatarul are alocat acest drept), rezervări și grupări de mese. Prin sincronizarea cu programul POS, comenzile preluate pe dispozitivele mobile sunt vizibile și pe terminalul POS, iar stocul de produse se actualizează de asemenea în mod automat, sincronizarea funcționând în ambele sensuri.

Ospătarul nu trebuie sa se mai deplaseze către terminalul POS pentru a marca comanda. Aceasta este trimisă în mod automat către secțiile de preparare corespunzătoare direct de la masă. Comenzile plasate prin aplicație sunt sincronizate cu cele preluate prin terminalul POS al unității, prin urmare cele două modalități de preluare a comenzilor pot coexista liniștite.
Plata se poate face direct aplicație, cu aceeași flexibilitate în privința modalităților de plată, acordării de reduceri și efectuării plății în mod parțial sau integral la fel ca în cazul plăților marcate în programul POS tradițional. Dacă unitatea deține o casă de marcat care permite comunicarea prin Bluetooth cu dispozitivul mobil pe care rulează aplicația, există suplimentar posibilitatea de emite bonul fiscal wireless, direct din aplicație. 

Sistem POS tradițional

• Stocarea datelor: majoritatea programelor POS sunt cu instalare locală, prin urmare datele aferente programului sunt stocate tot local, pe un computer cu rol de server din cadrul unității; 
• Componenta hardware: terminale POS cu o diagonală aflată de obicei în jurul a 15″ (38.1 cm), cu monitoare touchscreen desigur; nu sunt portabile, însă sunt robuste, profesionale (special create pentru utilizarea în condiții specifice de restaurant – vărsarea accidentală de lichide, lovituri, acumularea de murdărie, expunere la temperaturi ridicate, etc.); 
• Integrări: sistemele POS clasice sunt compatibile și pot fi integrate cu toate tipurile de echipamente HoReCa specifice: case fiscale, imprimante termice, scannere;
• Funcționalități: variază de la furnizor la furnizor; cel mai bine este să identifici care sunt necesitățile restaurantului tău înainte de a cere oferte de preț – vezi „Ghidul complet pentru alegerea programului POS în restaurante„;
• Mentenanță și suport: update-urile se fac manual, de la distanță, prin programe online specializate; necesită ca programul online specializat prin intermediul căruia se realizează intervenția să fie deschis pe calculatorul unde este instalat programul. Nu presupune nici un fel de întrerupere a activității restaurantului.

Sistem POS mobil

• Stocarea datelor: deoarece la ora actuală majoritatea aplicațiilor POS mobil ospatari funcționează prin sincronizare cu programul POS tradițional, stocarea datelor se face pe un computer aflat în unitatea deservită; 
• Componenta hardware: dispozitive mobile din comerț sau de uz profesional (mai costisitoare dar construite pentru a face față condițiilor de utilizare din unitățile de alimentație publică);
• Integrări: se integrează prin programul POS cu toate echipamentele cu care acesta este integrat, respectiv direct prin bluetooth casele de marcat care prezinta acestă funcționalitate; 
• Funcționalități: restrânse în general la efectuarea comenzilor, în ciclu complet;
• Mentenanță și suport: atunci cand sunt disponibile vei fi anunțat să descarci cea mai nouă versiune a aplicației din Google Play sau App Store.

Iată mai jos o comparație prin perspectiva funcționalităților programelor POS tradiționale față de sistemele POS mobil ospatari:

infografic program pos traditional versus aplicatie pos mobil ospatari
Comparatie program POS tradițional versus aplicație POS mobil

De ce aș implementa un sistem POS mobil pentru ospătari în restaurantul meu?

Sistemele POS mobil ospatari sunt ușor de învățat dar principala lor calitate este ca sunt portabile – oricat de portabile ai nevoie sa fie. Ai nevoie doar de un telefon mobil sau o de tabletă pentru a crea un sistem POS simplificat dar suficient cât să deservească fără probleme o tonetă mobilă, sau pe care chelnerii să-l ia pe terasă. 

Deoarece pot fi instalate pe orice tip de terminal mobil din comerț compatibil cu aplicația corespunzătoare – Android sau iPhone, nu ai nevoie să cumperi echipamente hardware specializate. Îți poți folosi propria tabletă sau telefon. Se instalează și configurează ușor, ceea ce înseamnă că vei fi gata pregătit pentru prelucrarea comenzilor într-un timp relativ scurt de la contractare.

pos mobil ospatari, infografic beneficii
Beneficii ale sistemelor POS mobil ospătari

Automatizare în preluarea – transmiterea comenzilor

În mod tradițional restaurantele dețin unul sau mai multe terminale POS pozitionate în locuri ușor accesibile, pentru utilizare la comun de către personalul de deservire. În timpul orelor de vârf, cand ospătarii au nevoie sa acceseze mai des programul, se creează aglomerație, ceea ce prelungește durata de prelucrare a comenzilor. Utilizarea dispozitivelor POS mobile permite chelnerilor să preia și să transmită comenzile de la mese în același timp, fără să aștepte unul după celălalt eliberarea terminalului POS tradițional pentru marcarea pe rând a comenzilor.

Previn erorile de transmitere a comenzilor

Comenzile preluate și transmise prin notițe manuale sunt supuse greșelilor. În cazul comenzilor preluate și transmise automat către secții, comanda este imprimată sau afișată exact așa cum a fost preluată la masa.

Serviciu clienți îmbunătățit

Sistemele POS mobile sunt deocamdată puțin răspândite, tocmai de aceea utilizarea lor presupune oferirea unui serviciu îmbunătățit în deservirea oaspeților, ceea ce îți poate aduce un mic avantaj de imagine în ochii clienților. 

Sunt ideale pentru restaurantele cu terasă

Sistemele POS tradiționale nu sunt create pentru utilizare în aer liber. Ciclul de comandă în care ospătarii preiau comenzile pe terasă, după care se deplasează la terminalul POS poziționat în interiorul unității pentru le marca, urmat de încă un set de drumuri ocazionat de efectuarea plății determină în cele din urmă creșterea timpului de așteptare. Implementarea unui sistem POS mobil elimină aceste drumuri în plus. Comenzile sunt preluate la masă pe terminale mobile și sunt transmise automat către secțiile corespunzătoare – bar sau bucătărie. Emiterea notei de plata și a bonului fiscal pot fi efectuate tot de pe dispozitivul mobil. Prin urmare ospătarii pot prelucra mai multe comenzi în același interval de timp, iar eficiența operațională este îmbunătățită.


Reduce timpul de așteptare al clienților

Ospătarii înzestrați cu dispozitive mobile efectuează preluarea și transmiterea comenzilor simultan, direct de la masa clientului. Acest lucru îmbunătățește eficiența și acuratețea preluării comenzilor deoarece acestea sunt transmise direct în secțiile corespunzătoare în loc să fie introduse și în terminalul POS tradițional. Cu cât viteza cu care comenzile sunt transmise la secții este mai mare, cu atît oaspeții își vor primi mai repede preparatele. 


Le permiți oaspeților să plece atunci când doresc


Cât de bine ar fi ca atunci cand ai terminat de servit masa la restaurant și ești gata de plecare, să poți pleca? Cu toții am trecut prin acesta – dorim să plecăm, suntem gata să plătim, dar trebuie sa fim atenți să nu scăpăm chelnerul din ochi atunci când apare în zonă pentru a-i putea cere sa aducă nota. Prin utilizarea sistemelor POS mobile procesul de preluare și transmitere a comenzii este în mare parte automatizat și drumurile suplimentare către și de la terminalul POS nu mai sunt necesare. Ospătarii pot să emită nota de plată și bonul fiscal direct de pe dispozitivul mobil – și voila! – clienții sunt liberi sa plece mai repede.

🟊🟊🟊🟊🟊

Fiecare restaurant are propriile particularități, însă toate unitățile de alimentație publică au în cele din urmă nevoie de o soluție POS potrivită necesităților și valorilor proprii.

Sistemele POS tradiționale nu o să dispară nicăieri în viitorul apropiat. Acestea, deși nu pot concura cu sistemele mobile în privința portabilității, susțin o serie de procese operaționale critice pentru buna funcționare a restaurantelor, precum gestiunea stocurilor, rețetarul sau inventarul. 

Sistemele POS mobile reprezintă o îmbunătățire a serviciului oferit în unitățile de alimentație publică prin perspectiva beneficiilor descrise mai sus. Pe măsură ce tehnologia avansează aceste vor putea să devină nu doar o completare ci o alternativă la sistemele POS tradiționale – cel puțin în cazul unităților mici aflate în căutarea unei soluții POS agile.

0 Points