Cuprins
e-Factura: cum funcționează în soluțiile soft restaurant VilicoRest
Timp de lectură: 6 minute
Alinierea la cerințele e-Factura este o grijă în plus. Soluțiile VilicoRest fac posibilă automatizarea lucrului cu SPV, fără să fie nevoie de încărcarea manuală a facturilor. Facturile emise în soft-ul pentru restaurante VilicoRest sunt compatibile cu sistemul naţional de facturare, standardul transmis de autorități fiind respectat întocmai.
- facturile se trimit automat la un interval de timp prestabilit
- există și opțiune de transmitere individuală a facturilor, prin selectare manuală
- listele cu facturile trimise cu succes și cu cele nevalidate pot fi vizualizate în fișiere separate
Trimiterea automată a facturilor în SPV este și va rămâne gratuită pentru toți clienții VilicoRest, atât cei care dețin un contract cu abonament cât și cei care dețin un contract cu licență.
Ce ai nevoie pentru e-Factura?
Pentru e-facturare orice emitent de facturi are nevoie să obțină întâi un certificat de semnătură digitală iar apoi, în baza acestuia, să obțină acces la SPV (“Spațiul Privat Virtual”).
Dacă unitatea ta de alimentație publică lucrează cu un contabil, acesta deține probabil deja certificatul de semnătură digital necesar pentru accesul în SPV. Dacă însă preferi sau ești nevoit să autorizezi trimiterea facturilor în SPV fără să apelezi la contabil, ai de parcurs următoarele etape:
1. Obținerea certificatului de semnătură digitală și a documentului de confirmare
2. Înregistrarea certificatului de semnătură digitală la ANAF și Formularul 150
3. Obținerea unui cont de acces în SPV în baza certificatului de semnătură digitală
Obținerea certificatului de semnătură digitală și a documentului de confirmare
Certificatul digital poate fi achiziționat online de la orice furnizor acreditat de ANAF în acest sens. O listă oficială cu furnizorii de servicii de certificare acreditaţi se găsește pe site-ul Autorității pentru Digitalizarea României. Alternativ, o căutare online după furnizori de servicii de semnătură digitală pentru ANAF poate fi de ajutor. Fără a dori neapărat să facem reclamă, noi, spre exemplu, am achiziționat certificatul de semnătură digitală de la CertSign.
Certificatele digitale pot fi achiziționate în două variante, pe token (dispozitiv portabil criptografic, similar cu un memory stick) sau online. Între acestea două, singura variantă care permite relaționarea cu ANAF este cea prin dispozitiv token.
Atenție! Certificatele digitale pot fi cumpărate doar pentru durate de timp prestabilite (1-2-3 ani). La expirarea perioadei acestea trebuie reînnoite, adică achiziționate din nou. După reînnoire trebuie trebuie sa reiei și procesul prin care obții accesul în SPV. Chiar dacă cu vechiul certificat aveai acces la SPV, după schimbarea acestuia trebuie sa faci din nou autorizarea contului.
Achiziționarea certificatului digital se finalizează cu livrarea fizică a unui dispozitiv care conține un token de semnătură.
Cum se utilizează token-ul de semnătură?
Pentru a utiliza token-ul de semnătură, este necesară descărcarea și instalarea unui program specific de pe pagina web a furnizorului certificatului. Acest program este conceput pentru a permite o utilizare corespunzătoare a token-ului.
Documentul de confirmare
Pentru a utiliza certificatul digital proaspăt achiziționat în relația cu ANAF ai nevoie de încă un pas, care se rezolvă tot la furnizorul certificatului: obținerea unui așa-numit Document de confirmare, semnat atât de tine cât și de către firma emitentă a certificatului..
Firma de la care ai achiziționat certificatul te poate ajuta cu obținerea acestui document, prin efectuarea online a câtorva pași explicați de obicei pe paginile lor web. Practic poți obține Documentul de confirmare gata semnat de către furnizorul certificatului digital direct din site-ul acestuia.
Înregistrarea certificatului de semnătură digitală la ANAF și Formularul 150
Odată ce deții certificatul de semnătură digitală și documentul de confirmare, următorul pas este înregistrarea semnăturii la ANAF. Această etapă se rezolvă online.
Completează formularul de la adresa: https://www.anaf.ro/inregcalificat
Atenție! Documentul de confirmare trebuie să fie cel semnat de tine și de compania care a emis certificatul.
Formularul 150
Formularul 150 este solicitat de către ANAF și validează identitatea persoanei care urmează să fie autorizată să reprezinte firma în SPV.
În formularul de la adresa indicată mai sus ai opțiunea să-l obții apăsând butonul Obținere formular 150.
Alternativ, acest document poate fi descărcat și de pe portalul ANAF (modulul Declaraţii electronice, opţiunea Înregistrare certificate calificate).
Dacă dorești să înregistrezi mai mult de o singură firmă, atunci completarea formularului online și tipărirea Formularului 150 sunt necesare pentru fiecare din acestea.
Procesul de aprobare poate dura de la câteva ore până la câteva zile.
Obținerea unui cont de acces în SPV în baza certificatului de semnătură digitală
Pentru autorizarea dreptului de semnătură digitală pentru firma vei avea nevoie să faci un drum la o unitate fiscală, unde să depui următoarele documente și informații:
- Formularul 150 tipărit de la pasul anterior, completat și semnat.
- Actul de identitate al reprezentantului legal/desemnat/împuternicitului, original și copie
- Documentele din care rezultă calitatea de reprezentant legal/desemnat/împuternicit.
Toate aceste documente trebuie depuse fizic la o unitate fiscală. După verificarea acestora ANAF îți va confirma la adresa de e-mail notată în Formularul 150 dreptul de utilizare a serviciului de Depunere declarații on-line. Confirmarea vine în termen de 4-7 zile lucrătoare de la depunerea documentelor.
Conform ANAF primirea acestei confirmări este opțională, indiferent dacă o primiți sau nu în termen de 4-5 zile de la depunerea actelor puteţi încerca să utilizaţi serviciul de depunere declaraţii, adica SVP.
Cum funcționează e-Factura în VilicoRest
Instalare program adiacent eFactura
Pentru ca facturile emise în soft-ul pentru restaurante VilicoRest să ajungă automat în contul tău de SPV este nevoie să instalăm pe calculatorul tău un program nou dezvoltat de către firma noastră în acest sens, denumit sugestiv eFactura.
Programul poate fi instalat de la distanță prin intermediul aplicației UltraViewer de către colegii noștri. Aceștia îți vor prezenta opțiunile de setare ale programului și vor efectua configurările necesare conform cu necesitățile tale.
Setările de care programul dispune se referă la:
- setarea unui director/folder pentru stocarea facturilor.
- setarea unui director în care vei putea urmări lista facturilor trimise
- setarea unui director pentru stocarea facturilor respinse, în care vei putea vizualiza trimiterile nereușite alături de motivarea venită de la SPV privind respingerea lor
- setarea unui interval dintre două trimiteri succesive, automate ale facturilor
Generare token JWT
Umătorul pas se referă la autorizarea dispozitivului de pe care se va face comunicarea cu SPV. Acest pas se efectuează o singură dată, și are ca finalitate generarea unui “token JWT” (cod unic) de acces în SPV.
Pașii sunt următorii:
1. La deschidere programul eFactura vă cere să introduceţi tokenul de semnătură primit de la furnizorul certificatului de semnătură digitală în calculator. În programul eFactura selectați butonul Obţineti noul token de access:
2. Introduceți credenţialele primite de la furnizorul certificatului de semnătură digitală. După introducerea acestora programul va afișa o fereastră de confirmare.
Vizualizare facturi trimise cu succes
Facturile trimise cu succes pot fi vizualizate în directorul/folderul setat împreună cu colegii noștri pentru stocarea facturilor trimise.
Vizualizare facturi respinse de către ANAF
Facturile respinse de către ANAF pot fi vizualizate în directorul prestabilit împreună cu colegii noștri pentru stocarea facturilor cu erori. Facturile cu erori sunt însoțite de mesaje de eroare privind motivul pentru care ANAF nu le-a considerat conforme.
Pentru a le trece cu succes în SPV acestea trebuie generate din nou.
Suplimentar: opțiune trimitere manuală de facturi individuale
Pe lângă trimiterea automată a facturilor emise la interval de timp prestabilit, ai oricând opțiunea de a trimite manual o factură selectată în SPV.
Pașii sunt simpli: selectezi factura dorită și apeși butonul Trimite.
*****
Alinierea la cerințele sistemului e-Factura reprezintă o provocare pentru clienții noștri. Soluția oferită de sistemul soft restaurant VilicoRest dorește să simplifice acest proces, pe cât posibil, și să îl eficientizeze.
Automatizarea lucrului cu SPV elimină nevoia de încărcare manuală a facturilor, iar compatibilitatea facturilor emise în soft-ul pentru restaurante VilicoRest cu sistemul național de facturare este asigurată. Beneficiile includ trimiterea automată a facturilor la intervale prestabilite, opțiunea suplimentară de de transmitere individuală a facturilor și posibilitatea de a vizualiza liste separate cu facturile trimise cu succes și cu cele respinse.
În plus, toți clienții VilicoRest, indiferent de tipul de contract pe care îl dețin, beneficiază de trimiterea automată a facturilor în SPV fără a plăti suplimentar pentru aceasta.
