Cuprins
e-Factura în soft restaurant VilicoRest
Timp de lectură: 6 minute
Alinierea la cerințele e-Factura este o grijă în plus. Soluțiile VilicoRest automatizează trimiterea facturilor în SPV fără să fie nevoie de încărcarea manuală a facturilor. Facturile emise în soft-ul pentru restaurante VilicoRest sunt compatibile cu sistemul naţional de facturare, standardul transmis de autorități fiind respectat întocmai.
- facturile se trimit automat la un interval de timp prestabilit
- există și opțiune de transmitere individuală a facturilor, prin selectare manuală
- listele cu facturile trimise cu succes și cu cele nevalidate pot fi vizualizate în fișiere separate
Trimiterea automată a facturilor în SPV este și va rămâne gratuită pentru toți clienții VilicoRest, atât cei care dețin un contract cu abonament cât și cei care dețin un contract cu licență.
Ce ai nevoie pentru e-Factura?
Pentru e-facturare orice emitent de facturi are nevoie de două lucruri: un certificat de semnătură digitală și, pe baza lui, acces în SPV. (Spațiul Privat Virtual).
Dacărestaurantul tău lucrează cu un contabil, acesta deține probabil deja certificatul de semnătură digital necesar pentru accesul în SPV. Dacă te ocupi tu de asta sau nu ai un contabil care să o facă, ai de parcurs următoarele etape:
1. Obținerea certificatului de semnătură digitală și a documentului de confirmare
2. Înregistrarea certificatului de semnătură digitală la ANAF și Formularul 150
3. Obținerea unui cont de acces în SPV în baza certificatului de semnătură digitală
Obținerea certificatului de semnătură digitală și a documentului de confirmare
Certificatul digital poate fi achiziționat online de la orice furnizor acreditat de ANAF în acest sens. O listă oficială cu furnizorii de servicii de certificare acreditaţi se găsește pe site-ul Autorității pentru Digitalizarea României. Alternativ, o căutare rapidă după „furnizori semnătură digitală ANAF” îți dă opțiuni imediat. Fără să facem reclamă, noi am achiziționat certificatul de semnătură digitală de la CertSign și a mers fără probleme.
Certificatele digitale pot fi achiziționate în două variante, pe token (dispozitiv portabil criptografic, similar cu un memory stick) sau online. Din cele două variante disponibile, singura care permite relaționarea cu ANAF este cea prin dispozitiv token.
Certificatele digitale pot fi cumpărate doar pentru durate de timp prestabilite (1-2-3 ani). La expirarea perioadei acestea trebuie reînnoite. După reînnoire trebuie trebuie sa reiei și procesul prin care obții accesul în SPV. Atenție! chiar dacă cu certificatul vechi aveai acces la SPV, după reînnoire trebuie să reiei autorizarea de la zero. Accesul anterior nu se transferă automat.
Achiziționarea certificatului digital se finalizează cu livrarea fizică a unui dispozitiv care conține un token de semnătură.
Cum se utilizează token-ul de semnătură?
Pentru a utiliza token-ul de semnătură, este necesară descărcarea și instalarea unui program specific de pe pagina web a furnizorului certificatului. Acest program este conceput pentru a permite o utilizare corespunzătoare a token-ului.
Documentul de confirmare
Pentru a utiliza certificatul digital proaspăt achiziționat în relația cu ANAF ai nevoie de încă un pas, care se rezolvă tot la furnizorul certificatului: obținerea unui așa-numit Document de confirmare, semnat atât de tine cât și de către firma emitentă a certificatului..
Furnizorul de la care ai achiziționat certificatul te poate ajuta cu obținerea acestui document, prin efectuarea online a câtorva pași explicați de obicei pe paginile lor web. Practic poți obține Documentul de confirmare gata semnat de către furnizorul certificatului digital direct din site-ul acestuia.
Înregistrarea certificatului de semnătură digitală la ANAF și Formularul 150
Odată ce deții certificatul de semnătură digitală și documentul de confirmare, următorul pas este înregistrarea semnăturii la ANAF. Această etapă se rezolvă online.
Completează formularul de la adresa: https://www.anaf.ro/inregcalificat
Atenție! Documentul de confirmare trebuie să fie cel semnat de tine și de compania care a emis certificatul.
Formularul 150
Formularul 150 este solicitat de către ANAF și validează identitatea persoanei care urmează să fie autorizată să reprezinte firma în SPV.
În formularul de la adresa indicată mai sus ai opțiunea să-l obții apăsând butonul Obținere formular 150.
Alternativ, acest document poate fi descărcat și de pe portalul ANAF (modulul Declaraţii electronice, opţiunea Înregistrare certificate calificate).
Dacă înregistrezi mai mult de o singură firmă, atunci completarea formularului online și tipărirea Formularului 150 sunt necesare pentru fiecare din acestea.
Procesul de aprobare poate dura de la câteva ore până la câteva zile.
Obținerea unui cont de acces în SPV în baza certificatului de semnătură digitală
Pentru autorizarea semnăturii digitale pentru firma ta va trebui să te deplasezi la administrația fiscală, unde depui:
- Formularul 150 tipărit de la pasul anterior, completat și semnat.
- Actul de identitate al reprezentantului legal/desemnat/împuternicitului, original și copie
- Documentele din care rezultă calitatea de reprezentant legal/desemnat/împuternicit.
După verificarea acestora ANAF îți va confirma la adresa de e-mail notată în Formularul 150 dreptul de utilizare a serviciului de Depunere declarații on-line. Confirmarea vine în termen de 4-7 zile lucrătoare de la depunerea documentelor.
Conform ANAF, nu trebuie să aștepți confirmarea. După 4-5 zile lucrătoare de la depunerea actelor poți încerca direct accesul în SPV, indiferent dacă ai primit sau nu emailul de confirmare.
Cum funcționează e-Factura în VilicoRest
Instalare program adiacent eFactura
Pentru ca facturile emise în soft-ul pentru restaurante VilicoRest să ajungă automat în contul tău de SPV instalăm pe calculatorul tău un program propriu, denumit sugestiv eFactura.
Programul poate fi instalat de la distanță prin intermediul aplicației UltraViewer de către colegii noștri. Aceștia îți vor prezenta opțiunile de setare ale programului și configurează tot împreună cu tine.
Setările de care programul dispune se referă la:
- setarea unui director/folder pentru stocarea facturilor.
- setarea unui director în care vei putea urmări lista facturilor trimise
- setarea unui director pentru stocarea facturilor respinse, în care vei putea vizualiza trimiterile nereușite alături de motivarea venită de la SPV privind respingerea lor
- setarea unui interval dintre două trimiteri succesive, automate ale facturilor
Generare token JWT
Umătorul pas se referă la autorizarea dispozitivului de pe care se va face comunicarea cu SPV. Pasul acesta se face o singură dată și generează un „token JWT” – un cod unic care autorizează dispozitivul să comunice cu SPV.
Pașii sunt următorii:
1. La deschidere programul eFactura îți cere să introduci tokenul de semnătură primit de la furnizorul certificatului de semnătură digitală în calculator. În programul eFactura selectezi butonul Obţineti noul token de access:
2. Introdu credenţialele primite de la furnizorul certificatului de semnătură digitală. După introducerea acestora programul va afișa o fereastră de confirmare.
Vizualizare facturi trimise cu succes
Facturile trimise cu succes pot fi vizualizate în directorul/folderul setat împreună cu colegii noștri pentru stocarea facturilor trimise.
Vizualizare facturi respinse de către ANAF
Facturile respinse de către ANAF pot fi vizualizate în directorul prestabilit împreună cu colegii noștri pentru stocarea facturilor cu erori. Facturile cu erori sunt însoțite de mesaje de eroare privind motivul pentru care ANAF nu le-a considerat conforme.
Pentru a le trece cu succes în SPV acestea trebuie generate din nou.
Suplimentar: opțiune trimitere manuală de facturi individuale
Pe lângă trimiterea automată a facturilor emise la interval de timp prestabilit, ai oricând opțiunea de a trimite manual o factură selectată în SPV.
Pașii sunt simpli: selectezi factura dorită și apeși butonul Trimite.
*****
Alinierea la cerințele sistemului e-Factura reprezintă o provocare pentru clienții noștri. Soluția oferită de sistemul soft restaurant VilicoRest simplifică acest proces.
Odată configurat, sistemul lucrează singur – facturile ajung în SPV fără să te gândești la asta.
Clienții existenți VilicoRest beneficiază de trimiterea automată a facturilor în SPV fără a plăti suplimentar.
